به گزارش لیزنا، سومین نشست روز جمعه 15 اردیبهشت 1391 در کارنامه سرای اهل قلم بیت و پنجمین نمایشگاه بین المللی کتاب تهران با عنوان «بررسی مدلهای مدیریت اسناد الکترونیکی» با حضور غلامرضا عزیزی، معاون اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي؛ بهناز زرین کلکی، كارشناس اسناد كتابخانه ملي و دکتر سعید رضایی شریف آبادی، رئیس انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران و عضو هیأت علمی گروه کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه الزهرا (س) از ساعت 18 آغاز شد.

استانداردهای اسناد الکترونیکی

در ابتدای این نشست، دکتر رضایی گفت: آرشیو را باید از دید یک آرشیویست شناخت. بدترين تعريف درباره علم آرشيو در دايره‌المعارف فارسي آمده است. از ديدگاه آرشيويست سند به معناي محملي است كه يك فعاليت را در بر دارد؛ سند آرشيوي ناظر بر يك فعاليت است. و موضوع مهم این است که ما وارد دوره ای از تاریخ شده ایم که شاهد اسنادی هستیم که دیگر مکتوب نیستند بلکه به شکلهای مختلف الکترونیکی منتشر می شوند گاهي اين اسناد شامل اسناد اداري ‌هستند و گاه اسنادي می باشند كه ما براي انجام يك فعاليت آن را توليد مي‌كنيم به طور مثال بسياري از فعاليت‌هاي روزمره ما كه از طريق ايميل يا چت‌روم‌هاي سازماني صورت مي‌گيرند، که در اين دسته قرار دارند.
رئیس انجمن کتابداری و اطلاع رسانی ایران افزود: براي اينكه بتوانيم به تبادل اطلاعات بپردازیم بايد دستور العمل‌هايي تدوين شود تا گروه‌ها و حرفه‌ هاي مختلف از آن استفاده كنند و به همين دليل ما در اين حوزه شاهد استانداردهاي جهاني، منطقه‌اي و ملي هستیم.

دکتر سعید رضایی شریف آبادی گفت: اگرچه در كتابداري استانداردهاي جهاني بسياري وجود دارند اما اگر به سايت جهاني شوراي آرشيو مراجعه كنيم استانداردي نمي‌بينيم چرا كه بحث آرشيو موضوعي ملي و محلي است. لذا آرشيوها در كشورهاي مختلف بايد بومي ‌سازي شوند. برخي از دستورالعمل‌ هاي واحد در اين زمينه كه سطح آن از استانداردها پايين‌ تر است به صورت مدرن مطرح مي ‌شوند مانند مدل نظام اطلاعاتي آرشيو باز.

وي افزود: بخش ديگري از اين دستورالعمل‌ها كه به صورت مدل درنيامده و در قالب خط مشي تعريف شده، مثلا يك پروژه بين‌المللي با نام «اينترپرس» كه 12 سال با حضور 25 كشور به طول انجاميده در قالب يك خطي مشي تعريف مي‌ شودچون اين پروژه استانداردي را معرفي نكرده است.

عضو هیأت علمی گروه کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه الزهرا (س) در ادامه گفت: اسناد الكترونيك چالشي است كه در دهه ‌هاي آينده با آن مواجهيم و براي پاسخگويي به آن بايد در سطح استانداردها، مدل‌ها يا خط‌ مشي ‌ها و دستورالعمل‌هايي صادر كنيم.

روش کار با اسناد الکترونیکی متفاوت از اسناد سنتی

سپس زرین کلکی گفت: در اسناد سنتی تنها کار آرشیویست هدایت و نظم از لحاظ فرمت آن بود اما ماهیت اسناد الکترونیکی این اجازه را به مانمی دهد که در انتها به نظم دادن آن بپردازیم چرا که محتوا موضوع و ساختار آنها جداست و از ماهیت ارگانیک برخوردار است و مجبوریم دیتاها را در بدو تولید یک سند مدرن قرار دهیم. البته در هر صورت باید با توجه به نیاز خودمان به تولید بپردازیم.

وی افزود: بحث ویژه در دنیای الکترونیکی بحث مالکیت است؛ در دستگاه سنتی سازمان مالک آن بود ولی در عصر جدید مالکیت دچار چالش شده است.

بهناز زرین کلکی گفت: مدلهای مدیریت اسناد به دو صورت هستند: مدل اول، کاربرمدارست هم تولید کننده و هم استفاده کننده از آن منفعت می برند؛ مدل دوم: مبتنی بر حفظ و نگهداری از این اسناد و نرم افزاری که آن را تولید کرده و هم طریقه ای که از آن نگهداری می شود؛ می باشد.

وی افزود: تغییرات نرم افزاری که ما را دچار چالش می کند و ریزش اطلاعات و تغییرات اطلاعاتی خواهیم شد.

ضرورت توجه به یکپارچه سازی در حوزه نرم افزارهای آرشیوی

سپس عزیزی گفت: اگر از دید آرشیو ملی به بحث بپردازیم. بعد از اینکه بحث دولت الکترونیک  مورد توجه قرار گرفت بحث متادیتا باعث شد که سیستم اتوماسیون یک شکل ولی با متادیتاهای ناهمشکل بوجود آید.

وی افزود: یکی از نقاط ضعف ما این است که دیر به بحث اسناد الکترونیک پرداختیم. در آرشيو ملي ايران از سال 1385 به بعد فاز مطالعاتي بر مديريت اسناد الكترونيكي آغاز و نيز از سال 1389 به صورت همزمان وارد فاز عملياتي شده و كتابخانه ملي در اين زمينه تاكنون چندين همايش و كارگاه برگزار كرده است.

عزيزي اظهار داشت: در بسياري از دستگاه ‌هاي دولتي كارهاي ساده از هيچ الگويي پيروي نمي ‌كنند به طور مثال در يك دبيرخانه افراد نمي‌ دانند كه به چه دليل از يك فرمت در اسكن اسناد استفاده مي ‌كنند به همين دليل به دنبال استاندارد سازي اسكن اسناد هستيم تا بتوانيم به درستي آن را آرشيو كنيم.

در ادامه دکتر رضايي شریف آبادی درخصوص نرم‌ افزارهاي موجود براي ساماندهي و مديريت اسناد الكترونيكي گفت: برخي از استانداردهاي موجود به وضعيت شكلي اسناد مانند نوع اسكن‌ كردن و برخي ديگر به محتواي اسناد مي‌پردازند. هم‌اكنون 9 نرم‌افزار آرشيوي در كشور وجود دارد كه لازم است به دنبال نرم‌ا فزارهاي مطمئني باشيم تا قابليت تبادل اطلاعات داشته باشند.

وی در پایان گفت: باید دنبال استانداردهایی برویم که قابلیت تبادل اطلاعات و اشاعه آن را داشته باشد. چراکه وقتی دنیای الکترونیک پیش آمد انتظارات ما چند برابر شد و توانستیم اطلاعات خود را جهانی کنیم. باید برای ایجاد یکپارچگی طرحهایی ارائه دهیم و یک نرم افزار داشته باشیم چرا که این تجارت سرنوشت آینده ما را می سازد.

نشست «بررسی مدلهای مدیریت اسناد الکترونیکی» با پرسش و پاسخ در ساعت 19:40 به پایان رسید.

نشستهای کارنامه نشر سرای اهل قلم بيست ‌و پنجمين نمايشگاه بين ‌المللي كتاب تهران در مصلی امام خمینی (ره)، شبستان اصلي، نيم طبقه دوم، انتهاي سالن ناشران خارجي، سراي كارنامه نشر برگزار می شوند و شرکت در آن برای عموم علاقه‌مندان آزاد است.

گزارش و عکس: آزاده فتاحی