به گزارش لیزنا، هاشمی در ابتدای جلسه گفت: مهارتهای ارتباطی پایه به دو بخش ارتباطات گفتاری و ارتباطات نوشتاری تقسیم می شود. ارتباطات گفتاری می تواند به شکل ملاقات شخصی، جلسات گروهی و تماس تلفنی صورت بگیرد. برخی جلسات که در سازمان ها انجام می شود گروهی است و روابط عمومی وظیفه اش این است که به افراد جلسات را اعلام کند، نتایج جلسات قبل را آماده کند و مصوبات در جلسات را بخواند. ممکن است در این جلسات مهمانان مدعو نیز شرکت کرده باشند. ما موظفیم اطلاعات کافی را ارائه کنیم تا مدیران به اطلاعات کافی دسترسی داشته باشند.

وی افزود: ارتباط دیگری که درارتباطات گفتاری مد نظر است، استفاده از تلفن است این راه راحت ترین راه تماس با همکاران است اما تلفن و گرفتن اطلاعات از آن همیشه کافی نیست. ارتباط نوشتاری نیز بخش اعظم اطلاعات را تشکیل می دهد که بهتر است رهنمودهایی را از ارتباطات بگیریم . این یادداشت ها باید در چارچوب خاص نوشته شود و به همکاران ابلاغ گردد. بهتر است از جملات کوتاه و ساده استفاده شود تا اینکه فرد به راحتی بتواند منظور شما را درک کند. بایستی این را در نظر بگیریم که این جزئیات است که کلیات را شکل می دهد و باید مراقب جزئیات باشیم.

وظایف اصلی روابط عمومی، شناخت سازمان، شناخت محیط و شناساندن(معرفی) سازمان است.

ابوالفضل هاشمی گفت: در واقع اولین وظیفه روابط عمومی شناخت سازمان است و وظیفه ی دوم شناخت محیط است و محصول و تولید ما هر چه هست برای این مردم است و در چارچوب خاص این مردم است که مشخص شود چه چیزی تولید کنیم. ما معمولاً در روابط عمومی ها از آدم های بومی استفاده می کنیم. در مورد وظایف درون سازمانی می توان به انتشار نشریات درون سازمانی و راهنمایی ارباب رجوع اشاره کرد اگر در درون سازمان موفق باشیم می توانیم در خارج از سازمان نیز به موفقیت برسیم. در مورد وظایف برون سازمانی می توان به سنجش افکار عمومی، آشنا نمودن مخاطبان با فعالیت ها، برگزاری سمینار، همایش و ...اشاره کرد.

وی درباره ارتباط روابط عمومی و رسانه گفت: دو دیدگاه در مورد ارتباط روابط عمومی و رسانه وجود دارد: دیدگاه تعارض و دیدگاه مبتنی بر همزیستی و اشتراک؛ در دیدگاه تعارض روابط عمومی به پنهان کاری و تبلیغ می پردازد و رسانه به نقطه ضعف ها اشاره دارد. دیدگاه مبتنی بر همزیستی و اشتراک به این اشاره دارد که اگر مسئولیت ها شناخته شود می توانند با هم همکاری کنند.

هاشمی در تبیین سه نوع روابط عمومی تحلیل گر، توجیه گر و تبیین گر اظهار داشت: در «روابط عمومی تحلیل گر»: در یک جامعه ی پیشرفته با مدیران سطح بالا، متخصص و کارشناس صورت می گیرد و به دنبال این است که پیام درست را برساند. این روابط عمومی علمی و پویاست و از فناوری استفاده می کند و به تحلیل می پردازد. «روابط عمومی توجیه گر»: دنبال فعالیت و کار نیست بلکه دنبال بزرگنمایی است و عملاً در سازمان هیچ فعالیتی انجام نمی دهند. «روابط عمومی تبیین گر» به دنبال دادن اطلاعات درست است زیاد موفق نیست و نمی تواند مثل تحلیل گر موارد مختلف را بصورت علمی ارائه دهد.

از زمان اولین کتابخانه ها روابط عمومی وجود داشته است چرا که ارتباط بین خواننده و کتابدار وجود داشته است.

وی دوسویه بودن، در دسترس بودن، سرعت بالا، چند رسانه ای بودن، همزمانی در دسترسی و انعطاف پذیری را از ویژگی های روابط عمومی دیجیتال دانست.

باید با کارهای تبلیغاتی کاربر را به کتابخانه کشید

هاشمی تصریح کرد: از زمان اولین کتابخانه ها روابط عمومی وجود داشته است چرا که ارتباط بین خواننده و کتابدار وجود داشته است. از قرن 18 بحث ارتباط کتابدار و مراجعه کننده به کتابخانه باب شد. عملاً روابط عمومی  به عنوان یک بخش از کتابخانه از دهه 30 در ایران بوجود آمد.

وی افزود: اطلاعات در کتابخانه ممنوعه نیست و کتابخانه باید برای تکثیر اطلاعات در جامعه فعالیت کند. باید با کارهای تبلیغاتی کاربر را به کتابخانه کشید چون کار ما نزدیک کردن فاصله هاست.

این کارگاه روز چهارشنبه 20 اردیبهشت 1391 از ساعت 12:30 الی 13:30 توسط خانه کتاب و با همکاری انجمن کتابداری و اطلاع رسانی و اتحادیه انجمن های علمی دانشجویی کتابداری و اطلاع رسانی (ادکا) برگزار شد.

گزارش: نجمه اسکندریان