سازماندهی منابع کتابخانه‌های دانشگاه تهران در نرم‌افزار جدید

به گزارش لیزنا، ملیحه درخوش، رئیس اداره فراهم‌آوری و سازماندهی منابع کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه تهران و دانشجوی دکتری علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه فردوسی مشهد تجربه ملی خود را تحت عنوان «سازماندهی منابع کتابخانه‌های دانشگاه تهران در نرم‌افزار  جدید»  را در پنل سوم سومین همایش ملی کتابخانه‌های دیجیتالی دانشگاه علامه طباطبایی ارائه داد.

وی گفت: مطالبی که با شما به اشتراک می‌گذارم، نتیجه‌ی یک تجربه دو ساله است و شاید یک مقدار بیشتر که در دانشگاه تهران اتفاق افتاده است. ما در ابتدا می‌خواستیم که نرم‌افزار کتابخانه‌هایمان را تغییر دهیم و در ادامه کار مباحث دیگری پیش آمد که فکر کردم بهتر است آن را در این همایش به اشتراک بگذارم. دانشگاه تهران در زیرمجموعه معاون پژوهشی‌اش یک شورای هماهنگی دارد که اساساً اسمش شورای هماهنگی کتابخانه‌های دانشگاه تهران است،که این شورا از نمایندگانی تشکیل شده است که می‌تواند رؤسا و معاونان کتابخانه‌های دانشگاه تهران باشد که الان ما 51 کتابخانه در دانشگاه تهران داریم. منابع مختلفی در کل کتابخانه‌ها وجود دارد و بسیاری از کتابخانه‌ها از منابع زیادی برخوردار هستند. منابع کتابی، غیر کتابی و...، هم‌چنین منابع دیجیتال‌زا که بحث حقوق معنوی‌اش مطرح شد. ما 330 کتابدار داریم که در این کتابخانه‌ها در حال فعالیت هستند.

درخوش افزود: پیش از آغاز این پروژه، باید یکسری تمهیداتی می‌اندیشیدیم، برای اینکه تصمیم بگیریم که اصلاً چه نرم‌افزاری باید انتخاب کنیم، تصمیم گرفتیم یک پژوهش انجام دهیم و براساس آن، به یک سیاهه وارسی برسیم. دو سیاهه وارسی داشتیم. یک سیاهی وارسی کتابخانه سنتی، برای منابع چاپی، کتابی و غیر کتابی و یک سیاهه وارسی هم برای منابع دیجیتال تهیه کردیم. این پژوهش توسط کمیته‌ای انجام شد که کمیته نرم‌افزار نام گرفته بود و براساس آن اساسنامه شورای هماهنگی، به وجود آمده بود  که تشکیل شده است از کتابدارهایی که در دانشگاه تهران بودند و تشخیص داده شد که این کتابدارها می‌توانند این کار را انجام دهند. پس از اینکه این سیاهه وارسی تهیه شد، ما از کتابخانه‌های مختلف و نرم‌افزارهایی که استفاده کرده بودند، بازدید کردیم. با کتابدارهایی که با این نرم‌افزارها کار کرده بودند، مصاحبه کردیم. پس از آن به وسیله متخصصانی که می‌شناخیتم به این سیاهه وارسی وزن دادیم و پاسخگویی این سیاهه وارسی آغاز شد و در نهایت امتیازدهی شد.

در کنار آن متوجه شدیم که شناخت درستی از آنچه که در درون کتابخانه‌های خودمان است، نداریم. درواقع منابع موجود در کتابخانه‌ها را نمی‌شناخیتم. نمی‌دانستیم که چه چیزهایی وجود دارد. پس به این فکر افتادیم که باید شناختی هم نسبت به این قضیه پیدا کنیم. به همین دلیل یک کمیته دیگر که زیرنظر شورای هماهنگی و کمیته سازماندهی که تا همین الان هم دارد فعالیت می‌کند، است یک پرسشنامه طراحی کرد و یک کارگروه تشکیل داد. این کارگروه وظیفه‌اش این بود که به تک تک این کتابخانه‌ها سر می‌زد و به صورت میدانی با آن‌ها صحبت می‌کرد. اطلاعات را بررسی می‌کرد و منابع را می‌شناخت و در عین حال نیروی انسانی که آنجا کار می‌کرد را توانستیم اطلاعاتی از آن کسب کنیم که ببینیم به لحاظ تخصصی چه کسانی در واحدهای مختلف کار می‌کنند.

وی در ادامه گفت: در حین اجرای پروژه، یعنی زمانی که ما تصمیم گرفتیم یک نرم‌افزار را تهیه کنیم و براساس آن سیاهه وارسی به نتیجه رسیده بودیم، برای اینکه تعداد مرجوعی‌های کتابخانه، تعداد کمی نیست که ما به راحتی بتوانیم با آن‌ها هماهنگی ایجاد کنیم؛ در عین حال دوری مسافت را هم ما داشتیم. واحدهایی که در فومن، کیش و قم داریم. و باید با این‌ها هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دادیم. تصمیم گرفتیم که از هر کتابخانه براساس آن اطلاعاتی که پرسشنامه‌ای که عرض کردم، به دست آورده بودیم یک نماینده انتخاب کنیم. نماینده‌ای که بتوانیم رویش حساب کنیم و پاسخگوی تمام وظایفی که می‌خواهیم به عهده‌اش بگذاریم، باشد. جلسات را برگزار کردیم و برایشان توضیح دادیم که در آینده چه وظایفی خواهند داشت و ما از  آن‌ها چه انتظاراتی خواهیم داشت. سپس به تبدیل اطلاعات در نرم‌افزار جدید پرداختیم. اتفاقی که افتاد این بود که ما مسئله‌ی امانت را داشتیم. به خاطر کاربرانمان تصمیم گرفتیم که تبدیل کتاب را در اولویت بگذاریم. برای تبدیل ما مجبور بودیم که به دلیل داده‌هایی که در دانشگاه تهران وجود داشت، روی فیلدهای مختلف نظارت انجام دهیم. از یک انسجام لازم برخوردار نبود. بعضی‌ها در نرم‌افزار نوسا بود، بعضی‌ها در نرم افزار پارس آذرخش بود که ممکن بود در ورژن‌های مختلفش وجود داشته باشد. بعضی‌ها خودشان اکسس نوشته بودند. انواع و اقسام مختلف داشتیم. برای اینکه ما به یک شناختی برسیم و بتوانیم بگوییم این اطلاعات چگونه تبدیل می‌شود، تصمیم گرفتیم که از یک سرور تستی استفاده کنیم. این سرور این گونه بود که ما می‌آمدیم اطلاعات را تبدیل می‌کردیم و خود دانشکده‌ها با نظارت کتابخانه‌ مرکزی و کمیته سازماندهی و استقبالی که داشتیم این را بررسی و تأیید می‌کردند. به تک تک فیلدهایی که می‌توانم به جرأت بگویم که هیچ نوع منبع و هیچ فیلدی در هیچ منبعی نبوده است که ما تک تک این‌ها را بررسی نکرده باشیم در هر یک از کتابخانه‌هایی که در دانشگاه تهران است. پس از اینکه تأیید نهایی می‌شد، به سرور اصلی منتقل می‌کردیم. برای اینکه در سرور اصلی‌مان کاربرگه‌های موردنیازمان را داشته باشیم تصمیم گرفتیم که یکسری کارگروه تشکیل دهیم تا کاربرگه‌های موردنیاز خودمان را طراحی کنیم. پنج کارگروه که براساس کاربرگه‌های موردنیازمان و منابعی که داشتیم و شناسایی کرده بودیم؛ تشکیل دادیم و این‌ها جلسات منظمی گذاشتند. چون می‌خواستیم براساس یونی مارک کار کنیم، فیلدهای موردنظرمان  را با توجه به نیازی که داشتیم و نوع منابعمان تعیین شد و به پنج کاربرگه اصلی رسیدیم و قرار شد روی سرور اصلی از این استفاده کنیم.

درخوش در ادامه افزود: یکی از معضلاتی که در حین کار بود، آن است که در کتابخانه‌های ما خط مش مستند و مطلوبی معمولاً وجود ندارد. برای همین ما تصمیم گرفتیم که این مطلوبات را به وجود آوریم. در حین کار در کمیته سازماندهی دانشگاه تهران، خط مش ورود اطلاعات نوشتیم تا در اختیار کل کتابخانه‌ها قرار دهیم و براساس این روشی که ما برایشان نوشتیم، این را ورود اطلاعات کنند و با نگاه به اینکه در آینده ما می‌خواهیم این اطلاعات را یکپارچه بکنیم از الان شروع بکنیم به اینکه این را با یک روش مشخص ورود اطلاعات بکنند. که در بستر یونی مارک و براساس قواعد انگلوامریکن بود.

وی هم‌چنین تصریح کرد: مسئله‌ی دیگری که بسیار برایمان بغرنج بود، وجود فایل مستندات به تعداد تک تک کتابخانه‌های دانشگاه تهران بود. یعنی مستند موضوع داشتیم، مستند مشاهیر داشتیم. تقرییاً می‌توانم بگویم 51 فایل مستند با انواع و اقسام خطاها و اشتباه‌ها به دست ما رسید. داده‌های بسیار زیاد و غیر مستند. در حین تبدیل سعی کردیم که مقداری پالایش را هم انجام دهیم. بعد از اینکه تبدیل انجام شد، ما تصمیم به شروع این پالایش گرفتیم. از مستند اشخاص شروع کردیم چون یک مقدار میزان کمتری داشت و ما تجربه این پالایش را نداشتیم. برای همین با بخش مستندسازی کتابخانه ملی شروع به تعامل کردیم که واقعاً با ما همکاری خیلی خوبی داشتند  و دارند، جلساتی که با آن‌ها برگزار کردیم، بحث‌های آموزشی را برایمان درنظر گرفتند. ما این‌ها را داریم پالایش می‌کنیم. مواردی که پیش می‌آید را حالا اگر به مستندی دست پیدا کنیم که کتابخانه ملی ندارد ما یک دسترسی از کتابخانه ملی گرفتیم که با مستنداتی که برای موضوع موردنظرمان درنظر است برایشان می‌فرستیم و وقتی که این مستند ساخته می‌شود، چون کتابخانه ملی یک هم‌چین چیزی را نداشته است، به اسم دانشگاه تهران ثبت‌اش می‌کنند.

وی هم‌چنین اشاره کرد: به این نتیجه رسیدیم که حالا باید یک نظارت مداوم و شیوه سازماندهی که در طول کل دانشگاه تهران اتفاق می‌افتد داشته باشیم که داخل کمیته سازماندهی است. همین طور به آموزش مداوم کتابدارها فکر کردیم. سلسله نشست‌ها و کارگاه‌های آموزشی را فراهم دیدیم که یک مقدارش انجام شده است و یا انجام خواهد شد. سعی می‌شود که در حین آموزش‌ها موارد جدید و رویکردهای نوین را هم بهشان آموزش دهیم. دستاوردهای متفاوتی هم داشتیم که من در حین صحبتم به آن اشاره کردم.

درخوش یادآور شد: یک مبحثی که فقط می‌خواستم به آن اشاره کنم درباره شکست‌مان بود. شکست نخوردیم. ممکن بود شکست بخوریم. عدم هماهنگی تعداد انگشت‌شماری از کتابداران بود. با اینکه به عهده این‌ها گذاشته بودیم ولی متأسفانه همکاری موردنظر را نداشتند و بسیاری پیش می‌آمد که در بروکراسی‌های اداری برای کار دچار  مشکلات می‌شدیم و دانش کم برخی از کتابداران واقعاًٌ ما را دچار مشکل می‌کرد که سعی کردیم آموزش دهیم و بحث سلیقه‌ای کار کردن، چیزی که بسیار دیدم و امیدوارم که این اتفاق از این به بعد نیافتد و نه تنها در دانشگاه تهران بلکه در جاهای دیگر هم همین‌طور و بحث ملزومات تخصصی که وجود نداشت.

وی درباره پروژه استقرار نرم افزار جدید گفت : این پروژه در کتابخانه های دانشگاه تهران به صورت عملی از بهمن ماه 1396 آغاز شد. این پروژه دارای تیم پژوهشی بود که در قالب کمیته نرم افزار شورای هماهنگی کتابخانه های دانشگاه تهران فعالیت داشت. پس از انتخاب نرم افزار، کمیته استقرار، جایگزین کمیته نرم افزار شد. این پروژه با دو رویکرد و با دو تیم اجرایی از کتابخانه مرکزی و مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی دانشگاه تهران شروع به کار کرد. در تمامی مراحل پروژه این تیم، همکاری نزدیکی داشته اند. رویکرد اول در این پروژه، به مسئله یکپارچه‌سازی خط مشی سازماندهی در کتابخانه های دانشگاه تهران پرداخته است. این مسئله نیاز به برنامه ریزی کوتاه مدت و میان مدت داشت و برای برنامه‌ریزی، نیاز به جمع آوری اطلاعات کاملی از مجموعه منابع موجود در کتابخانه ها، نیروی انسانی متخصص، روش‌ها و خط‌مشی‌های پراکنده سازماندهی در کتابخانه‌ها بود.

در رویکرد دوم، مسئله مورد نظر تبدیل داده‌های موجود در نرم افزار قبلی کتابخانه‌ها، فایل‌های اکسل و نرم افزارهای منبع باز بود. به دلیل تنوع نوع داده‌ها، منابع و روش‌های ورود داده، کار تبدیل اطلاعات، نیاز به دقت و زمان بسیاری داشت. تبدیل و جایابی داده‌ها در فیلدها و فیلدهای فرعی یونی مارک در نرم افزار آذرسا با نظارت و نظر تخصصی نماینده کتابخانه‌های دانشگاه صورت گرفت. در بسیاری از مواقع، نیاز به توسعه نرم‌افزار وجود داشت. علاوه بر آن، با توجه به اینکه در بهره‌برداری از نرم‌افزار جدید، نیاز به تلفیق مسائل موجود در رویکرد اول و دوم بود، نیاز به مستندات و مکتوبات به وجود آمد. در این مقطع، کمیته سازماندهی دانش شورای هماهنگی دانشگاه تهران، با استفاده از استاندارد فراداده ای یونی مارک، قواعد انگلوامریکن و با هماهنگی با خط مشی کتابخانه ملی نسبت به انتشار خط مشی مکتوب مشترک سازماندهی منابع کتابخانه های دانشگاه تهران اقدام کرد. این پروژه همچنان ادامه دارد و کار تبدیل برخی منابع در مرحله پایانی است و به طور همزمان، مسئله پالایش مستندات موضوعی، اشخاص، تنالگان‌ها توسط کمیته سازماندهی دانش ادامه دارد. لازم به ذکر است، در این پروژه، بر خلاف رویه قبلی، از داده‌های مستند مشترک میان کتابخانه‌های دانشگاه تهران استفاده شده است.

پيش از آغاز پروژه، چک لیستی از امکانات و قابلیت های موردانتظار دانشگاه تهران از یک نرم‌افزار کتابخانه‌ای در دو بخش کتابخانه سنتی و کتابخانه دیجیتال با هدف دستیابی به چک لیستی که تمامی قابلیت‌های موردانتظار را شامل شود؛ تهیه شد. بنابراین پژوهشی توسط کمیته نرم‌افزار شورای هماهنگی کتابخانه‌های دانشگاه تهران انجام و دو چک لیست تهیه گردید. به موارد موجود در چک لیست بر مبنای بررسی‌های به عمل آمده از نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای موجود با هدف بررسی نرم‌افزارهای کتابخانه‌ای موجود در ایران و امکانات و قابلیت‌های آنها برای انتخاب بهینه نرم‌افزار پاسخ داده شد. برای پاسخ به این چک لیست از مراکز و کتابخانه‌های مختلف که از نرم افزارهای کتابخانه‌ای استفاده می‌کنند بازدید و با کتابدارانی که آشنا به کار با این نرم‌افزارها بودند مصاحبه انجام گرفت. در نهایت با وزن‌دهی به موارد مندرج در چک لیست، به نرم‌افزارهای بررسی شده، امتیاز داده شد.

منابع موجود در کتابخانه‌های دانشگاه تهران و داده‌هایی که به واسطه سازماندهی این منابع در بسترهای گوناگون ذخیره شده بود، با هدف شناسایی وضع داده‌های موجود به منظور انتقال به نرم افزار جدید بررسی شد. اطلاعات ارزشمندی درباره تعداد نیروی انسانی متخصص در هر واحد کتابخانه‌ای و منابعی که سازماندهی نشده اند، به دست آمد. برای دریافت این اطلاعات، پرسشنامه‌ای توسط کمیته سازماندهی دانش شورای هماهنگی کتابخانه‌های دانشگاه تهران طراحی شد و در اختیار کارگروهی قرار داده شد. اعضاء این کارگروه به هر یک از کتابخانه ها مراجعه کرده و اطلاعات مورد نیاز را از طریق مصاحبه با رؤسا، معاونان و کتابداران کتابخانه‌ها جمع‌آوری کردند. در حین اجرای پروژه نماینده‌ای از هر یک از کتابخانه‌ها و برقراری جلسات برای توضیح در مورد روند کار و انتظاراتی که کمیته استقرار نرم‌افزار از نمایندگان کتابخانه‌ها دارد؛ انتخاب شد. هدف از این کار پایه‌گذاری همکاری میان واحدها با کمیته استقرار بود. مسلماً هر یک از نمایندگان کتابخانه‌ها آشنایی بیشتری با شرایط کتابخانه خود داشتند و همینطور در مکاتبات آتی پروژه با آنها ارتباط برقرار می‌شد. در ادامه جلسات منظمی برگزار گردید و مراحل کار و نحوه تعامل با نمایندگان کتابخانه‌ها برای آنها تبیین شد.

داده‌های سازماندهی منابع مختلف با اولویت کتاب به دلیل مسئله امانت، از کتابخانه مرکزی و سپس کتابخانه‌های دیگر به شرکت نرم‌افزاری داده شد تا کار انتقال انجام شود. این کار با هدف انتقال داده‌های سازماندهی به نرم‌افزار جدید و بررسی کمیت و کیفیت آنها انجام شد. برای انجام این گام، یک سرور تستی در نظر گرفته شد تا تمامی داده‌های سازماندهی ابتدا بر روی سرور تستی و با نظارت کمیته استقرار برای جایابی داده‌ها در تک تک فیلدهای اصلی و فرعی انجام شود. بررسی تبدیل بر روی سرور تستی، توسط نماینده کتابخانه انجام شده و سپس به تأیید کمیته استقرار می‌رسید. برای تبادل اطلاعات میان کتابداران و کمیته استقرار و شرکت نرم افزاری سامانه پرسش و پاسخی در نظر گرفته شد. تأیید تبدیل و در نهایت انتقال به سرور اصلی در این سامانه درج می شد.

جلساتی برای تعیین کاربرگه انواع منابع با توجه به نیازهای کتابخانه‌های دانشگاه تهران با هدف تدارک کاربرگه‌های انواع منابع بر اساس یونی مارک و نیازهای کتابخانه‌های دانشگاه تهران برای انجام سازماندهی در نرم افزار جدید و بر روی سرور اصلی انجام شد. برای انجام این گام، از سوی کمیته سازماندهی دانش، کارگروه‌های پنج گانه ای به وجود آمد: کارگروه‌های کاربرگه کتاب، پیایندها، منابع آرشیوی و دیداری-شنیداری، پایان‌نامه‌ها و نسخ خطی و چاپ سنگی. اعضاء این کارگروه‌ها بر اساس تخصص و تجربه‌شان انتخاب شده بودند. جلساتی با حضور دبیر کمیته سازماندهی، کارگروه‌ها و نماینده شرکت نرم‌افزاری انجام شد و تمامی فیلدها و فیلدهای فرعی موردنیاز بررسی و تأیید شد.

پس از پروژه، خط مشی سازماندهی توسط کمیته سازماندهی دانش شورای هماهنگی کتابخانه‌ها برای تمامی کتابخانه‌های دانشگاه بر اساس کاربرگه‌ای که بر مبنای یونی مارک در نرم‌افزار جدید طراحی شده است و نیز سیاست‌های ورود اطلاعات تدوین شد. هدف از این کار هماهنگی روش فهرست‌نویسی و ورود اطلاعات در کل کتابخانه‌های دانشگاه تهران با توجه به برنامه بلند مدت برای یکپارچگی داده‌های کتابخانه‌ها بود. کمیته سازماندهی دانش با توجه به نیاز اطلاعاتی مخاطبان و نوع منابع موجود و بر اساس قواعد انگلوامریکن در بستر فراداده یونی مارک اقدام به تدوین خط مشی سازماندهی کتابخانه‌های دانشگاه تهران کرده است. همچنین تدوین دستنامه‌ای برای فهرستنویسی بر اساس نرم افزار جدید انجام شده است. این دستنامه در مرحله انتشار است. پالایش داده‌های مستندات با هدف دستیابی به فایل پالایش شده داده‌های مستندات سازماندهی منابع کتابخانه‌های دانشگاه تهران انجام شد. به دلیل اینکه در نرم افزار قبلی، به ازاء هر کتابخانه فایل مستندات بدون ساختار ارجاعی وجود داشت، آن فایل دارای تکرار و اشتباهات تایپی بود. در هنگام تبدیل داده‌های سازماندهی، تمامی فایل‌های مستندات با یکدیگر ترکیب شده و به صورت کاراکتر به کاراکتر توسط شرکت نرم ‌فزاری و با مستندات کتابخانه ملی تطبیق داده شد و مستنداتی که در این تطبیق مورد پذیرش واقع نشدند، در $9 قرار گرفتند. کمیته سازماندهی به بررسی و پایلایش مستنداتی می‌پردازد که در $9 قرار دارند تا در نهایت به یک بانک ارجاعی مستندات پالایش شده دست یابد. در عین حال، به علت اینکه کتابخانه مرکزی دارای دسترسی به بخش درخواست مستند کتابخانه ملی است، هر موضوعی که مستند می‌شود و در مستندات کتابخانه ملی وجود ندارد، همراه با مکتوبات و مدارک لازم به بخش مستندات کتابخانه ملی ارسال می‌شود و درخواست ایجاد مستند با نام دانشگاه تهران در مستندات ملی ارائه می‌گردد. مستند جدید ساخته شده و سپس در مستندات کتابخانه‌های دانشگاه تهران نیز جایگزین واژه یا عبارت غیرمستند می‌شود.

بر شیوه سازماندهی منابع به منظور صحت داده‌های وارد شده در نرم‌افزار جدید. نظارت شد. کمیته سازماندهی به مرور و با حضور در کتابخانه‌های دانشگاه و نیز با استفاده از گزارش‌های دریافتی از نرم‌افزار جدید، به بررسی و نظارت بر روی رکوردهای ایجاد شده در کتابخانه‌ها می‌پردازد. آموزش مداوم کتابداران با هدف به روز نگه داشتن اطلاعات کتابداران و فهرستنویسان کتابخانه‌ها و هماهنگی آنها صورت گرفت.

دستاوردهای حاصل از این تجربه به شرح زیر است:

دستیابی هماهنگی برای سازماندهی منابع میان کتابخانه‌های دانشگاه تهران

انتقال داده‌های کتابشناختی، مستند و موجودی منابع گوناگون کتابخانه‌ها به نرم‌افزار جدید با حفظ کیفیت و کمیت

یکپارچه‌سازی داده‌های مستندات کتابخانه‌های دانشگاه تهران

پالایش تدریجی داده‌های مستندات کتابخانه‌های دانشگاه تهران

ارائه مکتوبات تخصصی مانند خط‌مشی و دستنامه سازماندهی

هم‌افزایی کتابداران 51 واحد کتابخانه‌ای دانشگاه تهران

همکاری کتابخانه‌ها به ویژه کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد، مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی دانشگاه تهران و شرکت نرم‌افزاری

انجام جلسات مداوم هفتگی از بهمن 96 تا کنون

مهیا ساختن بستری برای آینده و استفاده از استانداردها و الگوهای جدید

از جمله دلایل موفقیت و شکست این پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

دلایل موفقیت پروژه عبارت‌اند از:

همکاری کتابداران و مرکز فناوری اطلاعات و فضای مجازی و شرکت نرم‌افزاری

استفاده از نظرات تخصصی کتابداران متخصص

برنامه‌ریزی منظم و تعهد به برنامه ارائه شده

استفاده از استانداردها و قواعد سازماندهی

مشورت با سایر کتابخانه‌های دانشگاه‌ها و سازمان‌های دیگر مانند کتابخانه ملی

نظارت کمیته‌های تخصصی مانند کمیته استقرار و کمیته سازماندهی دانش

نقاط ضعف پروژه نیز عبارت‌اند از:

عدم هماهنگی تعداد انگشت شماری از نمایندگان واحدها و ایجاد دوباره‌کاری در حین پرژوه

گرفتار آمدن برخی امور در بروکراسی‌های اداری

دانش کم برخی از کتابداران و عدم وجود کتابدار متخصص در برخی از کتابخانه‌های کوچک دانشگاه

مواجهه با برخی تصمیمات سلیقه‌ای در مدیران و کتابداران

مهیا نبودن مکتوبات تخصصی از ابتدای کار پروژه و افزایش زمان برخی امور به دلیل نبودن این منابع

در این تجربه نیز به نکات مهم زیر دست یافتیم:

وجود مکتوبات تخصصی و خط مشی برای امور و فرایندهای مختلف کتابخانه‌ها از هر گونه تصمیم‌گیری‌های سلیقه‌ای در طول زمان جلوگیری می‌کند.

وجود مکتوبات تخصصی در کتابخانه‌ها امکان انتقال تخصص و تجربه را به راحتی فراهم می‌آورد و فرایند پیشرفت را در مسیر صحیح تسریع می‌بخشد.

همکاری همراه با اعتماد به تخصص دوطرفه میان کتابداران و متخصصان کامپیوتر می‌تواند نتایج مفیدی برای کتابخانه‌ها داشته باشد.

استفاده از استانداردها و قواعدی که مورد قبول جامعه کتابداری است، راه را برای برنامه‌ریزی آتی و انجام کارها به صورت یکپارچه و هماهنگ، حتی در کتابخانه‌هایی با پراکندگی جغرافیایی، فراهم می‌آورد.

کتابداران متخصص و با دانش به روز شده می‌توانند نقش مدیریتی، نظارتی و راهبردی مفیدی در کتابخانه‌های حال و آینده داشته باشند.

اعتماد مدیران به کتابداران متخصص و ارائه فضای کار و امکانات مناسب به این کتابداران، فضای کار در کتابخانه‌ها را به سمت تغییرات مفید پیش می‌برد.

وجود کمیته‌های تخصصی متشکل از کتابداران متخصص، می‌تواند در پیشبرد اهداف کتابخانه‌های دانشگاهی تأثیر بسزایی داشته باشد.