بودجه کمتر، فضای بیشتر؛ با سامان همراه باشید!!!!

لیزنا، محمدرضا بدیع زادگان، مسئول اداره کتابخانه های عمومی شهرستان کاشمر: یکی از مهمترین عوامل جذب مراجعه کننده به کتابخانه های عمومی, داشتن منابع اطلاعاتی مناسب است. در حقیقت یک کتابخانه هراندازه در زمینه هایی مانند ساختمان و تجهیزات, دانش و برخورد کتابداران, ساعت کاری و ... پیشرفت داشته باشد ولی در تامین منبع اطلاعاتی حرفی برای گفتن نداشته باشد, از رسالت اصلی خود باز خواهد ماند. هدف نهایی مراجعه کننده استفاده از منبع اطلاعاتی و برطرف کردن نیاز اطلاعاتی است و چنانچه به این مهم در کتابخانه دست نیابد, رسالت اصلی کتابخانه صورت نپذیرفته است.

مشکلات مالی و بودجه ای در حال حاضر یکی از اصلی ترین دغدغه های سازمان های مختلف است. نهادها و سازمان های مختلف می کوشند با استفاده از روش های مختلف تاثیر مشکلات مالی بر رسالت سازمانی خود را کاهش دهند. این مشکل درباره سازمان های فرهنگی که درآمدزا نیستند بسیار حادتر است. پس متعاقب آن نیاز این سازمان ها به اندیشیدن و به کارگیری روشهای خلاقانه و موثر برای کاهش تاثیر مشکلات بودجه ای بررسالت خود بسیار بیشتر احساس می شود.

از طرفی ظهور تکنولوژی های نوین و رشد چشمگیر آن در جوامع امروزی, سازمان هایی که به این مهم توجهی نداشته باشند را با خطرات جدی مواجه خواهد کرد. کتابخانه های عمومی نیز از این قاعده مستثنی نیستند و چنانچه تمایل به حفظ جایگاه خود در جوامع امروزی دارند, باید با این رشد همگام شوند. حتی آهنگ همگام شدن نیز بسیار مهم است و این تغییرات به اندازه ای سریع اتفاق می افتد که سرعت حرکت سازمان ها به سمت این فن آوری ها نیز تاثیر زیادی در کارامدی و یا احتمالا ناکارآمدی آنها خواهد داشت. تقریبا از دهه 1960 بود که فن آوری های جدید کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی را تحت تاثیر خود قرارداد و این تاثیرات تا امروز و با سرعت بیشتر در حال گسترش است. یکی از مصادیق این فن آوری ها ظهور فهرست های پیوسته کتابخانه ای بود. هر چند سال ها طول کشید تا این فن آوری در کتابخانه های عمومی کشور ما نیز نمایان شود ولی بالاخره با راه اندازی سامانه یکپارچه مدیریت کتابخانه های عمومی (سامان) , عملا فهرست های پیوسته نیز وارد کتابخانه های زیرمجموعه نهاد شد. به دلیل قابلیت ها و تاثیراتی که این فن آوری دارد, ظهور سامان را می توان نقطه عطفی در تاریخچه  فن آوری نهاد کتابخانه های عمومی دانست.

در این نوشته قصد پرداختن به قابلیت ها و یا ضعف های این سامانه را ندارم, که مطمئنا سامان برای به سامان رسیدن نیازمند انجام پژوهش های بسیاری است. مساله ای که من را وادار به نوشتن این مطلب کرد استفاده از یکی از قابلیت های این سامانه به عنوان "عضویت سراسری" است. قابلیتی که در بستر فهرست پیوسته سامان ایجاد شد و امکان استفاده اعضای یک کتابخانه را از تمامی کتابخانه های کشور فراهم نمود. طرحی که چنانچه به خوبی مورد استفاده قرار گیرد برای کتابخانه های نهاد که شاید در بسیاری از موارد از رقیبان متمول خود مانند شهرداری ها و آستان قدس عقب باشند, به عنوان یک برگ برنده محسوب خواهد شد.

البته من در این نوشته قصد پرداختن به مقوله "عضویت سراسری" در کتابخانه های نهادی را هم ندارم, هرچند معتقدم هر طرحی پس از مدتی که از اجرای آن گذشت نیازمند ارزیابی و احیانا بازنگری است. مساله اصلی مورد نظر من در این نوشته ارتباط برقرار کردن بین کمبود فضاهای مخزن کتابخانه ها, کمبود بودجه خرید منابع و عضویت سراسری است. به بیان دیگر ارائه راهکار برای استفاده از فرصت عضویت سراسری در جهت کمک به وضعیت مالی و بودجه ای نهاد.

در این قسمت من دو پیشنهاد را به عنوان مثال مطرح می کنم و از همه همکارانم خواهشمندم  پیشنهادات عملی خود را در این زمینه ارائه دهند تا شاید بتوانیم به جمع بندی مناسب و در نهایت ارائه طرحی کارا دست پیدا کنیم:

پیشنهاد اول: وجین را براساس عضویت سراسری انجام دهیم.

یکی از اقداماتی که در کتابخانه های عمومی انجام می شود مساله وجین منابع است. دلایل مختلفی که شاید کمبود فضا مهمترین آن باشد,  وجین را به یک مساله مهم و قابل توجه در کتابخانه های نهاد تبدیل کرده است. در گذشته روال معمول بر این بود که هر کتابخانه بدون توجه به کتابخانه های اطراف خود و براساس دستورالعمل مشخصی عملیات وجین را انجام دهد. حال اگر قابلیت عضویت سراسری را در وجین منابع دخیل کنیم می توان به این نتیجه رسید که دستوراالعمل های وجین را به جای اینکه کتابخانه ای در نظر بگیریم, شهرستانی یا منطقه ای طراحی کنیم. من این پیشنهاد را با ذکر یک مثال ادامه می دهم. فرض کنیم در شهرستانی 8 کتابخانه نهادی وجود دارد. یکی از منابعی که وجین می شود نسخ تکراری است. یعنی چنانچه عنوان کتابی دارای نسخه یا نسخه های تکراری در مجموعه کتابخانه است, با رعایت و در نظر گرفتن شرایط خاصی می توان آن را وجین کرد. حال اگر با توجه به عضویت سراسری این دستورالعمل به این شکل تغییر کند: چنانچه کتابی در کتابخانه نزدیک کتابخانه من موجود باشد و کتاب در کتابخانه من در یک سال گذشته به امانت نرفته باشد, می توان آن را وجین کرد. به عبارت دیگر اگر کتابخانه ای با مشکل شدید فضا مواجه است ( که تعداد آنها در نهاد کم نیست) و منبعی در یک سال گذشته به امانت نرفته است, در صورتی که کتابخانه دیگر شهر من نسخه ای از آن را دارد, می توان آن را وجین کرد. دستوراالعمل دیگری در وجین وجود دارد که برخی منابع را حتی اگر سال ها به امانت نرفته باشند, از وجین مستثنی می کند. با وجود قابلیت عضویت سراسری شاید این دستورالعمل را بتوان به عنوان مثال به این شکل تغییر داد: برای منابع مستثنی از وجین یک کتابخانه در نظر گرفته شود و کتابخانه های دیگر چنانچه در یکسال گذشته امانتی از آن منبع را نداشته اند, آن را وجین کنند. به عبارتی از آنجا که مساله اصلی در وجین درخواست و دسترسی مراجعه کننده به منبع است, با کمک عضویت سراسری هیچ خللی در این زمینه ایجاد نخواهد شد. البته همه این پیشنهادات نیاز به کارشناسی و تعیین دقیق مصداق ها دارد, به عنوان مثال بکارگیری این پیشنهاد در شهرستان های بزرگ در مقایسه با شهرستان های کوچک تر و شهرستان های تک کتابخانه ای متفاوت خواهد بود. ولی می توان براساس قابلیت عضویت سراسری دستورالعمل های وجین را در جهت کمک به مشکلات کتابخانه ها و خصوصا مشکل فضای فیزیکی کتابخانه ها تغییر داد.

پیشنهاد دوم: خرید منابع براساس قابلیت عضویت سراسری برنامه ریزی شود.

می توان از قابلیت عضویت سراسری در توزیع منابع در کتابخانه های یک شهرستان بهترین استفاده را کرد. این پیشنهاد  با توجه به مشکلات بودجه ای نهاد در تامین منابع کتابخانه ها از اهمیت بالایی برخوردار است. پیشنهاد خود را با یک سوال مطرح می کنم: آیا با وجود قابلیت عضویت سراسری بازهم نیاز به خرید منابع مشابه برای کتابخانه های یک شهر یا یک منطقه می باشد؟ آیا بهتر نیست به جای دریافت عنوانی که در یکی از کتابخانه های شهر یا منطقه نزدیک من  وجود دارد, عنوانی ارسال شود که در این کتابخانه ها نیست؟ به عنوان مثال در همان شهرستانی که 8 کتابخانه دارد و قرار باشد از طرف نهاد برای هر کتابخانه 10 نسخه کتاب خریداری شود, مطمئنا دریافت 80 نسخه کتاب در 80 عنوان متفاوت برای اعضایی که امکان امانت از همه کتابخانه ها را دارند مناسب تر از دریافت 80 نسخه کتاب در 10 عنوان متفاوت است و این به معنای دسترسی به عناوین بیشتر بدون تغییر در هزینه های خرید است.

این پیشنهادات و امثال آن مطمئنا نیازمند بررسی دقیق تر و سپس ارائه دستورالعمل های جامع در حوزه وجین و خرید می باشد, ولی امیدوارم طرح نمودن آن ذهن های خلاق کتابداران را برای ارائه راهکارهای دیگر در حوزه های مختلف به تفکر وادارد.

بیایید تا در مورد ایده های خود صحبت کنیم چون ذهن خلاق همیشه با صدای بلند کار می کند. منتظر نظرات و پیشنهادات همکاران برای تدوین دستورالعمل هایی روزآمدتر و کارامدتر در کتابخانه ها هستم.

محمدرضا بدیع زادگان، « بودجه کمتر، فضای بیشتر؛ با سامان همراه باشید!!!!». سخن هفته لیزنا، شماره 298. 18 مرداد ۱۳۹۵