مدیریت پروژه کتابخانه‌های شخصی

(لیزنا، گاهی دور/ گاهی نزدیک 305): مجید مالکی، کارشناس علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه شاهد: شاید به جرات بتوان گفت که مهمترین و سودمندترین پدیده فرهنگی، پس از پیدایش خط و کتابت، وجود کتابخانه های شخصی بوده است. چنان که اگر نبودند افراد فرهیخته و دانش دوست و علاقه مند به کتاب که با صرف سرمایه های مادی و معنوی در تشکیل کتابخانه های شخصی کوشیدند بی گمان امروز از هزاران هزار کتاب ارزنده که برخی به زیور طبع آراسته شده و برخی دیگر همچنان به صورت خطی در کتابخانه های عمومی و شخصی نگهداری می شوند خبری نبود و فرهنگ و تمدن و اندیشه بشر از برکات این میراث گرانقدر محروم می ماند.

تاريخ كتابخانه‌هاي شخصي به قدمت خود كتاب است.كتابخانه‌هاي شخصي بزرگ نقش مهمي در شكل‌گيري بسياري از كتابخانه‌هاي ملي و دانشگاهي ايفا كرده‌اند. مجموعه نسخ خطي روبرت كاتن (1571-1631) و كتاب‌هاي هانس اسلون (1660-1753) هسته اوليه كتابخانه بريتانيا را تشكيل ‌داده اند. اهداي 15000 جلد كتاب، ميراث مارتين روث به كتابخانه جديدالتأسيس دانشگاه دورهام، اين كتابخانه را در 1854 متحول ساخت. مالكان كتابخانه‌هاي شخصي بزرگ اغلب به دانشوران و دوستان خود اجازه دسترسي به مجموعه‌هاي خود را مي‌دادند، اين كار در قرون اوليه و پيش از توسعه كتابخانه‌هاي عمومي از اهميت بسياري برخوردار بود.

ظهور صنعت چاپ در نيمه دوم قرن پانزدهم و توليد انبوه همراه با كاهش قيمت در دوران رشد تدريجيِ سطح سواد عمومي، توسعه كتابخانه‌هاي شخصي را به‌دنبال داشت. مالكيت كتاب گسترده‌تر شد و مجموعه‌دوستان با امكانات مناسب كتابخانه‌هاي بزرگ و بزرگ‌تر را فراهم آوردند.

تاريخچه كتابخانه‌ها يا مجموعه‌هاي شخصي در ايران به دوران اسلامي باز مي‌گردد. در قرون گذشته، كتاب، چون به‌صورت دستنوشت توليد مي‌شد، قيمت گران داشت و همگان قادر به خريد آنها نبودند. بنابراين، كساني كتاب مي‌خريدند كه داراي مال و ثروت قابل توجهي بودند يا عشق و علاقه زايدالوصفي به علوم و معارف داشتند و خود از زمره صاحبان فضل و كمال به شمار مي‌رفتند. از آن گذشته، بسياري از شاهان و اميران جهان اسلام و ايران عالمان، دانشمندان، و هنرمندان را حرمت مي‌نهادند و مقام معنوي آنان را ارج مي‌گذاشتند و از حمايت‌هاي مادي و معنوي خويش برخوردار مي‌كردند. گرچه بسياري از فرمانروايان مسلمان خود به دور از علم و دانش و هنر بودند، تظاهر بدان را موجب فخر و مباهات خويش مي‌دانستند و در كار گردآوري كتاب و تأسيس كتابخانه با يكديگر رقابت داشتند.

كتابخانه‌هاي شخصي را مي‌توان مجموعه‌اي از كتاب‌هاي گردآوري شده توسط افراد به‌منظور استفاده شخصي و كسب لذت تعريف كرد. در این مجموعه ها، کتاب براي استفاده، براي نمايش، و يا صرفآ براي لذت بردن از مالكيت آنها جمع آوری می شوند. كتابخانه‌هاي شخصي با كتابخانه‌هاي عمومی تفاوت دارند. اين كتابخانه‌ها بيشتر انعكاس علايق و سليقه‌هاي يك شخص هستند تا يك جامعه و مجموعه حاضر در آن جامعیت منابع یک کتابخانه عمومی را ندارد همچنین این کتابخانه ها برخلاف کتابخانه های عمومی محدودیت زمانی برای مطالعه یا تعداد منابع برای امانت را ندارند.

كتابخانه‌هاي شخصي بصيرت ما را درخصوص تاريخ كتاب و تحول و تنوع آن افزايش مي‌دهند. کتابخانه های شخصی به عنوان بخش کوچکی از خانواده کتابخانه ها در سال های اخیر اهمیت بیشتری پیدا کرده اند، توجه به نقش مطالعه و کتابخوانی در تربیت فرزندان و رشد شخصیتی آنها و همچنین افزایش سطح آگاهی خانواده ها از دلایل اصلی توجه به این نوع از کتابخانه ها می باشد. در دوره های اخیر توجه زیادی به رشد فرهنگ مطالعه در جامعه و تاکید بر افزایش سطح آگاهی مردم و افزایش سواد اطلاعاتی شده است، به همین جهت محیط خانه و خانواده که یکی از اصلی­ترین خاستگاه های ایجاد فرهنگ عادت سالم مطالعه است بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته است، که این امر موجبات خرید انواع منابع اطلاعاتی مثل کتاب و مجله در محیط خانه را فراهم آورده است.

یکی از دغدغه های اصلی صاحبان کتابخانه های شخصی، عدم وجود نظم در کتابخانه شان است. از پیش پا افتاده ترین مشکلاتی که این بینظمی ها ایجاد می کند می توان به پیدا نکردن کتاب مورد نظر در کتابخانه خود از میان انبوه کتابهای در هم تنیده شده اشاره کرد، در این صورت فرد باید زمان زیادی را برای پیدا کردن کتاب صرف کند که معمولا از حوصله افراد خارج است. خصوصا در کودکان و نوجوانان که باید با دسترسی راحت به کتابها و تنوع موضوعی منابع شوق مطالعه در آنها را افزایش دهیم این سردرگمی خود یکی از عوامل بازدارنده کتابخوانی خواهد بود. مشکل دیگر در بحث خرید منابع جدید خود را نشان می دهد جایی که بارها دیده شده است که صاحب کتابخانه بدلیل عدم نظم کافی در کتابخانه و عدم اطلاع از موجودی منابع کتابخانه خود از یک نسخه کتاب بارها خریداری کرده است. این مشکل زمانی بیشتر نمود پیدا میکند که نگاهی به افزایش قیمت سرسام آور کتاب در سالیان اخیر داشته باشیم که همین ازدیاد قیمت ها خود عاملی بازدارنده برای خرید کتاب میباشد حال تصور هزینه های گزاف برای خرید یک کتاب تکراری در کنار سایر مشکلاتی که بیان شد میتواند خانواده ها را مجاب به سازماندهی منابع کتابخانه خود کنند. بسیاری از افراد در کتابخانه های شخصی خود مایل هستند بدانند در حال حاضر چند کتاب دارند یا کتابهای موجود در چه زمینه هایی هستند شیوه های صحیح نگهداری این منابع به چه شکل است و مباحثی از این دست در این نوع کتابخانه ها بسیار است، اینجاست که نقش یک کتابدار برای ایجاد یک محیط منظم و سازماندهی شده پررنگ میشود. کتابداران در این حوزه علاوه بر سازماندهی منابع موجود در کتابخانه می­توانند فعالیت هایی  مثل آموزش نگهداری منابع، آموزش کتابخوانی برای کودکان یا نوجوانان، ارائه برنامه های مطالعاتی برای کنکوری ها، خرید منابع جدید برای کتابخانه و خدمات بسیار زیاددیگری را با توجه به نیاز کارفرما ارائه دهند. باتوجه به گستردگی این نوع کتابخانه ها و خدمات متنوعی که در آن میتوان ارائه داد و از آن جهت که این نوع کتابخانه ها وابسته به بودجه سازمان و نهادی نیستند و  معمولا افرادی که اقدام به تاسیس کتابخانه شخصی مینمایند از نظر مالی در سطح بالایی هستند کتابداران میتوانند از این فرصت به وجود آمده استفاده کرده و علاوه بر افزایش تخصص های خود در زمینه های ارائه خدمات کتابداری، درآمد بالایی از کار در این مجموعه ها کسب نمایند.

 با توجه به تفاوتی که این کتابخانه با سایر کتابخانه ها اعم از عمومی و دانشگاهی دارد طبیعتا سازماندهی این کتابخانه ها هم متفاوت با سایر کتابخانه ها خواهد بود. سازماندهی این نوع کتابخانه ها معمولا ارتباط مستقیم با سلایق صاحب کتابخانه دارد و حتما باید نیازها و خواسته های کارفرما را در کار سازماندهی اعمال کرد. یک کتابدار در سازماندهی کتابخانه شخصی علاوه بر مهارتهای کتابداری، میبایست مهارت هایی همچون روابط عمومی بالا، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، طراحی کتابخانه، خرید تجهیزات و مهارت های محاسباتی نیز داشته باشد.

روایت گام به گام از سازماندهی یک کتابخانه شخصی

اولین گام در سازماندهی کتابخانه بازدید از محل کتابخانه است. بسیاری از اوقات شخص کارفرما خود دست به طراحی و قفسه بندی کتابخانه زده است و این کار را برای کتابدار از جهاتی راحت می کند اما در سایر مواقع، کارفرما فقط محل کتابخانه را مشخص کرده و کتابدار به عنوان کارشناس متخصص در زمینه کتابخانه و کتابداری مسئول سنجش، طراحی، تجهیز و قفسه بندی کتابخانه خواهد بود. اینجاست که یک تفاوت اصلی این نوع کتابخانه ها با سایر کتابخانه‌ها به چشم می آید. در این نوع از کتابخانه ها کتابدار باید با استفاده از مهارت های طراحی خود، سنجش تعداد کتابهای موجود، محاسبه سنجش فضای مورد نیاز برای قفسه بندی، طراحی چیدمان و قفسه بندی، سنجش فضای میزکار و مطالعه و دکوراسیون داخلی کتابخانه از جنبه های زیبایی شناختی، یک شِمای کلی از کتابخانه را برای کارفرما ارائه دهد.

پس از تایید طرح اولیه، نوبت تجهیز کتابخانه است. کتابدار باید تجهیز کتابخانه را به شکلی انجام دهد که با کمترین هزینه بیشتری کارایی و بالاترین کیفیت را برای تجهیز کتابخانه به ارمغان آورد. بسیاری از کارفرمایان در این مرحله به خاطر صرف هزینه کمتر برای قفسه بندی کتابخانه اقدام به سفارش قفسه به نجاری ها می کنند و نجاران هم بدون اینکه با اصول قفسه سازی برای کتابخانه ها آشنا باشند شروع به ساخت قفسه هایی بدون رعایت استانداردهای مرسوم کتابخانه ای می نمایند. در اینجاست که کتابدار باید نقش خود را به عنوان یک کارشناس نشان داده و نظرات لازم را برای تهیه یک قفسه استاندارد را اعمال کند.

کتابدار باید از منابع مجموعه اطلاع کامل داشته باشد تا بسته به قطع کتابها، هم محاسبات برای جایدهی منابع موجود و هم فاصله طبقاتی قفسه ها را بدرستی اعمال نماید؛ مثلا اگر اکثر منابع کتابخانه کتابهای نفیس یا کتابهای حوزه هنر هستند با توجه به قطع بزرگ این نوع کتابها باید از قفسه هایی با 3 یا 4 طبقه استفاده کند و اگر اکثر کتابها مربوط به حوزه های تاریخ و فرهنگ و سیاست باشد میتوان از قفسه هایی با 5 یا6 طبقه هم استفاده کرد. همینطور باید حتما از قفسه هایی استفاده کند که طبقات آن قابلیت جابجایی را داشه باشند تا در ادامه برای جادهی کتاب ها با مشکل مواجه نشود. برای این امر بهتر است کتابدار پیشنهاد دهد قفسه از مراکزی که قفسه های استاندارد تولید می کنند تهیه شود یا در نهایت اگر قرار بر تولید قفسه ها توسط نجاری بود با نظارت بر روند تولید، حداقل استانداردهای قفسه های کتابخانه ای را در انها اعمال کند.

پس از نصب قفسه ها و طراحی محیط کلی کتابخانه نوبت به تهیه یک نرم افزار کتابداری جامع، کارآمد و مقرون به صرفه است.

کتابدار باید در انتخاب نرم افزار دقت نظر بسیاری به خرج دهد. کتابدار باید نرم افزارهای های مختلف کتابداری را از جهات مختلف مثل طراحی بصری و گرافیکی، داشتن نسخه تحت وب، پشتیبانی نرم افزار، قابلیت های کاربردی نرم افزار شامل روش های جستجو ، گزارش گیری های مختلف و همچنین محدودیت های موجود در نرم افزارها را بررسی کند و به انتخاب مناسبترین گزینه برای کتابخانه اقدام کند.

علاوه بر موارد یاد شده کتابدار باید از دورنمای فکری کارفرمای خود مطلع و همسو با آن پیشنهاد خرید نرم افزار را بدهد. برای مثال اگر حجم کتابهای کتابخانه زیاد باشد و نظر کارفرما در آینده بر تبدیل این کتابخانه به یک کتابخانه عمومی باشد بهتر است که یک نرم افزار با قابلیت های بیشتر خریداری شود؛ یا اگر کارفرما فقط به منابع موجود بسنده کرده و قصد افزایش منابع خود را نداشته باشد نیازی به هزینه زیاد برای خرید یک نرم افزار با قابلیت های بالا نیست. پیشنهاد کلی این است که برای این نوع از کتابخانه ها از نرم افزاری استفاده شود که حداقل های یک نرم افزار کتابداری را داشته باشد و ترجیحا دارای نسخه تحت وب باشد. قابلیت تحت وب بودن برای کارفرما از آن جهت که در زمان خرید کتاب های جدید می تواند با جستجو در منابع کتابخانه خود بصورت آنلاین از وجود یا عدم وجود کتاب مورد نظر بتواند اطمینان حاصل کند و برای کتابدار هم ازآن جهت که وجود نسخه تحت وب در هنگام فهرستنویسی منابع، کمک می کند تا همزمان چند کاربر بتوانند عملیات فهرستنویسی را انجام دهدند و مشکلاتی از جهت کتابهای تکراری و چند نسخه ای نداشته باشند.

 پس از تهیه نرم افزار نوبت به منابع می رسد. از آنجایی که در این نوع کتابخانه ها اکثرا منابع از قبل موجود است نیاری به خرید کتاب توسط کتابدار نیست؛ اما کتابدار باید این توانایی را داشته باشد تا در صورت درخواست کارفرما بتواند فهرستی از کتابخانه منتشر شده در حوزه موضوعی که مورد نظر کارفرما است را ارائه دهد و در صورت تایید اقدام به خرید نماید.

 البته مهارت خرید کتاب خود مبحث جداگانه ای است که در این مقال نمی‌گنجد.

پس از تهیه نرم افزار در مرحله بعد کتابدار به تفکیک منابع می پردازد. برای این کار لازم است تا در ابتدای کار اصولی را برای تفکیک منابع برای خود مشخص نموده تا در ادامه از دوباره کاری و شلختگی کار جلوگیری شود. این اصول باید با استفاده از دانش کتابداری تدوین شوند و همچنین نظرات کارفرما هم در آن مورد نظر قرار گیرد. در ادامه چند اصل کلی برای تدوین این اصول بیان می گردد:

اصل اول کتابهای صحافی: از آنجایی که صحافی و مرمت کتاب امری زمان بر و هزینه بر است کتابدار باید برای انتخاب منابعی که برای صحافی تفکیک می شود اصولی تنظیم کند و مشخص کند بر طبق این اصول چه نوع کتاب هایی ارزش صحافی و مرممت را دارند. گاهی ممکن است که جلد یک کتاب که جدا شده یا پاره شده با استفاده از چسب پهن مرمت شود و نیازی به هزینه صحافی نداشته باشد، گاهی کتاب با اینکه نیاز به صحافی دارد اما ارزش هزینه صحافی را ندارد؛ پس انتخاب این که چه کتابی نیاز به صحافی و مرمت دارد بر عهده کتابدار و تجربه وی است.

اصل دوم کتابهای نفیس: وقتی همه دست اندرکاران در تمامی مراحل تهیه و تولید کتابی، نهایت دقت و مهارت خود را به خرج دهند نتیجه آن طبع یک کتاب نفیس خواهد بود. کتاب ها می توانند از جهات مختلف نفیس باشند. برخی کتابها از جهت ظاهر و دکوراسیون قابلیت نفیس بودن را دارند در این نوع کتاب ها استفاده از تصاویر با کیفیت، رنگی، دسته اول و غیر تکراری اهمیت بسیاری دارد. برخی دیگر از کتابها از جهت محتوای موجود درآن کتاب نفیس محسوب می شوند.  محتوای این قبیل کتاب ها معمولا از آثار بنام و شاهکارهای میراث فرهنگی و یا متون مذهبی است مثل : رباعیات خیام، دیوان حافظ، گلستان و بوستان سعدی، قرآن، نهج البلاغه، صحیفه سجادیه و امثالهم است. برخی کتاب ها هم از نظر تاریخ یا نوع چاپ انجام شده در رده کتب نفیس قرار می گیرند برای مثال کتاب هایی که جزو نسخ خطی هستند و یا کتاب هایی که تاریخ چاپ آن ها بسیار قدیمی است. همچنین کتابهایی که نوع چاپ آنها از نوع چاپ سنگی است دارای ارزش بالایی هستند و جزو منابع کمیاب و نفیس به حساب می آیند. مورد دیگر که در کتابخانه های شخصی بیشتر دیده می شود کتاب هایی اهدایی است؛ اهمیت این کتاب ها از این جهت است که یا توسط نویسنده یا شخص مهمی اهدا شده و عموما با شرح، مهر و امضا مزین شده اند برای اغلب کارفرمایان از ارزش بالایی برخوردارند و می توان آن ها را هم در ردیف کتاب های نفیس به حساب آورد.

اصل سوم وجین: وجين فرآيندي است كه از طريق آن كتاب هاي زائد و يا بي استفاده از مجموعه خارج مي‌شود. از آنجا كه مجموعه كتابخانه يك ارگانيسم در حال رشد محسوب مي‌گردد، لذا از طريق وجين از انباشته شدن كتاب‌هاي زائد و بي استفاده جلوگيري می‌شود و فضاي لازم براي كتاب‌هاي جديد و رشد مجموعه فراهم خواهد شد. منابع موجود برای وجین باید از دو جهت مورد بررسی قرار گیرند.

 وضع ظاهری: كتابهاي مندرس با وضع و شرايط نامناسب را مي‌توان از مجموعه خارج نمود، اما در صورتي كه از كتاب هاي پرمراجعه كننده  باشند، مي بايست با نسخه هاي جديد جايگزين شوند و یا مورد صحافی قرار گیرند.

 نسخه های تكراري: اين مورد شامل كتاب هايي است كه بدون دليل بيش از حد لزوم، نسخه هاي تكراري آنها در مجموعه گردآوري شده است. توصیه معمول برای نگهداری این نوع منابع در کتابخانه های شخصی نهایتا دو نسخه است و نسخه های مازاد باید وجین گردد. در مورد مجموعه های دوره ای مثل مجموعه 20 جلدی تفسیر المیزان توصیه بر نگهداری یک دوره می باشد مگر اینکه نگاه کارفرما مبنی بر عمومی کردن کتابخانه باشد که در این صورت نگهداری دو نسخه از یک مجموعه نیز قابل قبول خواهد بود.

موارد دیگری هم مثل حذف ويرايش‌هاي كهنه تر و منسوخ،  حذف منابع با محتواي قديمي و كم ارزش و حذف منابعی که ميزان استفاده از انها بسیار نادر است نیز در وجین مورد توجه است که این موارد بیشتر در کتابخانه های عمومی و دانشگاهی مورد استفاده است و در کتابخانه های شخصی چندان مورد استفاده نیست.

کتابدار پس از تهیه اصول اولیه برای فرایند تفکیک باید منابع را بر اساس زبان (فارسی، عربی، انگلیسی و سایر زبان ها) تفکیک کند. همچنین منابع را از جهت نوع منبع (کتاب ، مجله، سالنامه، گزارش و ...) نیز باید مورد تفکیک قرار دهد.

پس از مرحله تفکیک منابع و جداسازی انواع منابع وارد بخش اصلی کار یعنی فرایند ورود اطلاعات و فهرستنویسی خواهیم شد. کتابدار باید قبل از شروع فرایند فهرستنویسی با توجه به منابع موجود و تجربه خود، باید یکی از روش های فهرستنویسی کنگره یا دیویی را انتخاب کند. توصیه نویسنده بر این است که برای کتابخانه هایی که حجم کتابهای آن کم و کثرت موضوعی نیز در آن کم باشد بهتر است از روش دیویی استفاده کرد؛ در غیر این صورت از رده بندی کنگره باید استفاده کرد که علاوه بر مقبولیت بیشتر در بین کتابخانه ها، جلوه زیبایی بیشتری هم در هنگام عملیات آماده سازی و الصاق لیبل روی کتاب ایجاد می کند و همچنین فرایند سورت کردن منابع را برای کتابدار و در نهایت بازیابی کتاب ها را برای کارفرما تسهیل می کند.

 پس از انتخاب نوع فهرست نویسی کتابدار باید با سنجش های انجام شده اقدام به تهیه نرم افزار مورد نیاز کند. تقریبا تمامی نرم افزارهای کتابداری برای بخش فهرست نویسی خود از پروتکل z3950 استفاده می کنند که با استفاده از این قابلیت کتابدار با وارد کردن شماره شابک کتاب در نرم افزار اطلاعات کتاب را از کتابخانه ملی فراخوانی کرده و در نرم افزار ثبت می نماید. در برخی نرم افزارها علاوه بر شابک راههای دیگری برای فراخوانی اطلاعات مثل جستجو با نام کتاب و یا نام نویسنده نیز وجود دارد. نکته مهم این است که همیشه اطلاعات فراخوانی شده از کتابخانه ملی دقیقا با نسخه کتابی که در دست کتابدار است مطابقت ندارد. لذا کتابدار همیشه باید اطلاعات فراخوانی شده را با نسخه موجود چک کرده و در صورت نیاز آنها را ویرایش کند. بهتر است در فرایند ورود اطلاعات برای اطمینان از اینکه همه اطلاعات فراخوانی شده کتاب با نسخه موجود مطابقت داده شده است، عبارتی مثل "چک شد" در یکی از فیلدهای کاربرگه مثلا فیلد یادداشت اضافه شود تا از صحت اطلاعات اطمینان حاصل شود.

در مورد کتاب هایی که نگارش قدیمی هستند و یا در فهرست کتابخانه ملی ثبت نشده اند و یا هنوز توسط کتابخانه ملی دردست فهرستنویسی هستند دو راه پیش روی کتابدار است : اول استفاده از وبسایت www.lib.ir  با ورود به این سایت و ورود اطلاعات کتاب در صورت وجود، فهرست کتابخانه هایی که این کتاب را دارد و آن را فهرستنویسی کرده اند برای کتابدار به نمایش در خواهد آمد که کتابدار باید با توجه به دانش و تجربه خود از بین این کتابخانه ها با توجه به مرجع فهرتنویسی کتاب که چه کتابخانه ای است نزدیکترین شماره راهنما را برای کتاب مورد نظر انتخاب کند و اطلاعات آن ها به صورت دستی در نرم افزار وارد کند. راه دوم برای منابعی است که هیچ اطلاعاتی از آنها در دسترس نیست؛ در اینجاست که کتابدار باید با استفاده از دانش فهرستنویسی خود دست به فهرستنوسی بنیادی زده و با استفاده از سرعنوان های موضوعی و جدول کاتر برای کتاب شماره راهنما تعریف نمایید..

مواردی که مطرح شد بیشتر در مورد کتاب های فارسی و گاها عربی و یا انگلیسی بود که کتابخانه ملی هم عملیات فهرستنویسی آنها را انجام داده بود اما برای فهرستنویسی کتاب های انگلیسی و یا سایر زبان های بین المللی که در فهرست کتابخانه ملی یافت نمی شود کتابداران می توانند با استفاده از وبسایت های www.loc.gov  / www.bl.uk  /  www.worldcat.org اطلاعات و شماره راهنمای کتاب مورد نظر را پیدا کرده و مطابق با نسخه مورد نظر خود ویرایش نمایند.

پس از فهرستنویسی کامل منابع، مرحله بعد آماده سازی کتاب است. برای فعالیت های این مرحله کتابدار نیاز به یک سری تجهیزات شامل: لیبل عطف کتاب و بارکد( در صورت درخواست کارفرما )، چسب پهن، کاتر، و یک نشان خود ساخته دو یا دو نیم سانتی متری برای تعیین محل دقیق چسباندن لیبل.

 در این معمولا مرحله نرم افزار به همان ترتیبی که ورود اطلاعات صورت گرفته است به همان ترتیب به شما خروجی لیبل خواهد داد. نکته مهم این است که با توجه به این ترتیب موجود برای لیبل ها باید به کارفرما تاکید کرد که تا انتهای عملیات فهرستنویسی و آماده سازی کتاب نباید جابجایی در کتابهای فهرست شده صورت گیرد.

مرحله آماده سازی کتاب در واقع مرحله خروجی تمام فعالیت های انجام شده در کتابخانه است. به همین دلیل ظرافت کاری لازم و دقت عمل در این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که یکی از ویژگی های اصلی این کتابخانه ها، جنبه های زیبایی شناختی آن ها است و ظاهر کار برای کارفرما از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل کتابدار برای الصاق لیبل روی عطف کتاب باید نهایت دقت را داشته باشد که تمامی لیبل ها در یک حد فاصل مشخص باشند و کتابدار باید برای انجام این کارحتما از یک نشان دو یا دونیم سانتی استفاده کند. در مواردی که لیبل بر روی عطف کتاب جای نمی گیرد، می توان لیبل را بر روی جلد کتاب با همان ارتفاع دو یا دونیم و یک و نیم سانت از حاشیه کتاب نصب کنید. پس از الصاق لیبل مرحله چسب زنی آغاز می شود. باید دقت کرد در حین چسب زدن حتی الامکان هیچ گونه حباب یا هوایی بین چسب و لیبل قرار نگیرد و چسب زده شده حالتی یک دست بدون چروک داشته باشد. در صورت عم دقت در چسب زنی علاوه بر اینکه ظاهر کتاب مناسب نخواهد بود، وجود هوا در زیر چسب به مرور زمان موجب جداشدن چسب و لببل کتاب خواهد شد. نکته دیگر این که برای چسب زنی کتاب هایی که جلد آن از جنس پارچه یا الیافی شبیه به آن است، به دلیل جنس جلد کتاب چسب به راحتی به جلد نخواهد چسبید و به مرور زمان همراه با لیبل از کتاب جدا خواهد شد. برای جلوگیری از این امر باید برای این کتابها چسب به صورت سرتاسری از داخل جلد کتاب تا سمت دیگر جلد کشیده شود تا از جدا شدن آن جلوگیری شود.

پس از اتمام این مراحل نوبت به ممهور کردن کتاب ها می رسد. کتابدار باید توجه داشته باشد که در کتابخانه های شخصی هم استفاده از مهر مخصوص امری مرسوم است. بنابراین باید برای کتابخانه مهری با مشورت کارفرما سفارش داده شود. در حالت معمول کتابخانه ها برای هر کتاب سه یا چهار مهر زده می شود اولین مهر در صفحه عنوان، در گوشه چپ بالای صفحه، دومین مهر در صفحه انتهای کتاب، در گوشه چپ بالای صفحه، مهر سوم بعضا بر روی برگه های قطع کتاب و مهر آخر هم با تعیین یک صفحه رمز برای همه کتابها در آن صفحه زده می شود. در کتابخانه های شخصی با توجه این که این کتابها امانت داده نمی شوند نیازی به مهز زدن در قسمت قطع کتاب و تعیین صفحه رمز کتاب نیست و فقط ممهور کردن صفحه عنوان و صفحه انتهای کتاب کافی خواهد بود.

پس از ممهور کردن کتاب نوبت به چیدمان کتاب داخل قفسه و طبقات می رسد. کتابدار حتما باید قبل از چیدمان محاسبات لازم برای جایدهی کتاب ها در قفسه ها را انجام دهد، همچنین باید برای هر طبقه فضایی خالی را برای گسترش های آتی در نظر بگیرد.

 همانطور که قبلا گفته شد یکی از اصول کار در کتابخانه های شخصی درک مبحث زیبایی شناختی و ظاهر کتابخانه است. شاید در کتابخانه های عمومی و دانشگاهی این امر خیلی مورد توجه قرار نگیرد اما در این نوع از کتابخانه ها از اهمینت بالایی برخوردار است. برای اجرای چیدمان به بهترین شکل، در آغاز باید بسته به تعداد کتابهای نفیس موجود، قفسه هایی در بهترین مکان کتابخانه که دارای چشم انداز بهتری است برای مخزن نفایس انتخاب شود. نوع چیدمان این کتابها هم در نوع خود باید بسیار شکیل و چشم نواز باشد.

نکته دیگر اینکه بر خلاف سایر کتابخانه که چینش کتابها از یک سمت شروع و به ترتیب تا انتهای رده های موضوعی پیش می رود، در کتابخانه های شخصی چینش کتابها کاملا باید با سلیقه کارفرما مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال کتابدارشاید مجبور باشد به خاطر جنبه های زیبایی قفسه ها و دید کتابخانه، مخزن نفایس خود را در میان مخزن اصلی و در میان رده های کار شده قرار دهد که این امر در سایر کتابخانه ها مرسوم نیست؛ یا بنا به درخواست کارفرما یک یا دو رده موضوعی که بیشتر مورد استفاده کارفرما است را از مخزن اصلی جدا کرده و در مکانی دیگر و در مخزن جداگانه ای قرار دهد. در نظر گرفته شود. همچنین اگر در یک کتابخانه شخصی منابع مذهبی مثل انواع قرآن ها، مفاتیح، نهج البلاغه و ... زیاد باشد می توان این کتابها را از مخزن اصلی جدا کرد و همانند مخزن نفایس یک مخزن جداگانه برای این منابع دینی اختصاص داد.

 کتابدار باید با محاسبات دقیق خود از حجم کتابها و میزان فضای خالی لازم برای گسترش های آتی، طبقات را طوری تنظیم کند که فضای تمام طبقات یکدست و هماهنگی کامل داشته باشند. همینطور کتابدار باید همیشه یک  نیم قفسه با حداقل سه طبقه را جدا از سایر قفسه ها به صورت خالی قرار دهد. این کار برای کتاب هایی است که درآینده خریداری می شوند و هنوز فهرست نشده اند تا در رده اصلی خود قرار بگیرند و یا کتاب هایی که از رده های خود بیرون کشیده شده اند اما دوباره سورت نشده تا در جای خود قرار گیرند.

پس کتابدار برای چیدمان کتاب نباید عجله کند و با حوصله محاسبات لازم را انجام داده و در طراحی کتابخانه و چیدمان منابع حتما نظر کارفرما را هم لحاظ کند.

برای چیدمان کتاب یا همان سورت کردن یا فایل کردن کتاب ابتدا همه رده های مشترک کتاب کنار هم قرار گرفته و بعد هم به ترتیب اعداد و حروفی که روی لیبل ها الصاق شده است کتاب ها مرتب خواهند شد. چیدمان کتاب ها در طبقات باید به گونه ای باشد  که از لبه هر طبقه حداکثر 2 سانت تورفتگی داشته باشند. برای نگهداری کتابها نیز، باید از غشگیر یا فرازه استفاده کرد که انواع مدلهای ساده و فانتزی با توجه به نظر کارفرما و میزان هزینه کرد وی باید اقدام به خرید کرد. پس از اتمام چیدمان کتاب و مرتب سازی قفسه ها اقدام نهایی، طراحی تابلو برای نشانه گذاری هر رده موضوعی می باشد که باز هم بسه به سلیقه کتابدار و نظر کارفرما می توان از تابلوهای فلزی چوبی پلاستیکی یا ... استفاده کرد، تا شروع هر رده برای جستجوی کتاب توسط کارفرما مشخص و آسان باشد.

با توجه به این که اکثر کارفرمایان از رده های موضوعی اطلاعاتی ندارند لازم است تا علاوه بر تابلو برای نشانه گذاری شروع رده ها؛ یک تابلو از رده های موضوعی جدول کنگره و موضوعات هر رده نیز برای سهولت استفاده از منابع برای کارفرما تعبیه گردد.

پس از اتمام مراحل آماده سازی کتاب آخرین مرحله در این نوع کتابخانه ها آموزش کلیات کتابداری، کار با نرم افزار و آموزش های نگهداری کتاب و کتابخانه به کارفرما است. کتابدار باید توانایی آموزش درست و کامل کار با نرم افزار و نکته های مورد نیاز برای نگهداری از فضای کتابخانه و خود کتابها را آموزش دهد و حتی در صورت نیاز کتابچه راهنمایی برای این امر تعبیه و در اختیار کارفرما قرار دهد.

باید توجه داشت که کارفرما یک استفاده کننده است و یک کتابدار نیست تا بتواند خود به امر فهرستنویسی کتابهای جدید و ساماندهی آنها بپردازد. به همین جهت همانطور که یکی از نکات مهم برای انتخاب نرم افزار کتابخانه ای مبحث پشتیبانی است برای خود کتابخانه هم کتابدار باید خدمات پشتیبانی دوره ای را در نظر بگیرد.

تجربه کار در کتابخانه های شخصی بسیار شگفت انگیز است و بطور قطع با فعالیت در سایر کتابخانه ها تفاوت های بسیاری دارد. همانطور که بیان شد یک کتابدار کتابخانه های شخصی باید تونایی و مهارتهایی ورای آن چه در دانشگاه آموخته داشته باشد. کتابدارانی که علاقه به فعالیت در این حوزه ها را دارند باید علاه بر مهارت های معمول دارای روابط عمومی بالا و روابط کاری با سایر کتابداران، اساتید، بنگاه های فروش کتاب و تجهیزات نیز باشند.

به امید موفقیت روز افزون برای تمام کتابداران این مرز و بوم.