رونمایی از «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» در کتابخانه ملی

به گزارش لیزنا،‌ آیین رونمایی از«کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» با حضور اشرف بروجردی رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مظفر پاسدار شیرازی معاون توسعه و منابع، فاطمه جان احمدی معاون پژوهش و منابع دیجیتال، فریبرز خسروی معاون کتابخانه و عبدالله قطبی مدیرکل توسعه منابع انسانی امروز 6 بهمن ماه در محل اندیشگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برگزار شد.

اشرف بروجردی رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با تبریک فرا رسیدن میلاد حضرت علی (ع) گفت: ما مسلمانان حضرت علی (ع) را همواره مقتدای خود قرار داده ایم و باید تلاش کنیم برای رسیدن به کمال مطلق همه راه ها را هموار کنیم

وی ادامه داد: با رونمایی از «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» شاهد یکی دیگر از تغییرات مثبت در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران هستیم و امید است با همکاری و تعامل با یکدیگر دریچه های بیشتری به روی دیگران و افرادی که خود را به نوعی جزیی از این مجموعه می دانند، بگشاییم.  به عقیده من تهیه و تدوین «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» روشی برای ایجاد تعامل است.

رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اظهار داشت: با تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان، مسیر برای آگاهی مدیران و پرسنل سازمانی نسبت به وظایف خود باز می شود و وظایف خود را به نحو احسنت انجام می دهند.

مظفر پاسدار شیرازی معاون توسعه و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در ادامه به کسب رتبه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در کنفرانس ملی 34000 اشاره کرد و گفت: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای سومین سال متوالی در کنفرانس ملی مدیریت منابع انسانی شرکت کرده و در ارزیابی تعالی منابع انسانی موفق به کسب نشان استاندارد 34000 شد.

وی افزود: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در سال 97 در این کنفرانس ملی رتبه هفتم را کسب کرد و در سال 98 پس از ارزیابی‌های صورت گرفته این سازمان موفق به کسب نشان (C3)استاندارد 34000 شد و در سال جاری نیز نشان (C2) استاندارد 34000 را کسب  کرد و به رتبه چهارم دست یافت.

وی ادامه داد: تقسیم بندی امتیازات در استاندارد 34000 مدیریت منابع انسانی، به گونه ای است که 20000 امتیاز آن به سطوح بلوغ فرایندی و 14000 امتیاز آن به بررسی نتایج و نگرش های کارکنان درباره متغیرهای بنیادین منابع انسانی اختصاص دارد. 
معاون توسعه و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران یادآور شد: اتفاق های مختلف در کسب این امتیازات موثر بوده است اما شاید یکی از موارد مهمی که تاثیر مثبتی بر این امر داشت، اجرا و تدوین پروژه های «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» بود. این درحالی است که پیش از این، شرح وظایف و ماموریت ها فقط در سطوح رییس اداره بود اما با اجرایی شدن این مهم با رویکردی علمی و با مشارکت همه بخش های سازمان، شرح وظایف به همه پست های سازمانی تعمیم یافت.

معاون توسعه و منابع سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با بیان این مطلب که پروژه تدوین شرح شغل از اردیبهشت سال گذشته آغاز شده است ادامه داد: پروژه تدوین «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» با همکاری همه اداره های کل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران انجام شد و سختی کار، مزایا، امکانات، ویژگی هایی که هریک از مشاغل دارند در یک هزار و 106 پست سازمانی دیده شده است.

پاسدار شیرازی تصریح کرد: امید است در ادامه در کنار ارائه حکم های انتصابی که با دستور ریاست سازمان به پرسنل ابلاغ می شود، این کتابچه نیز ضمیمه شود و ملاک عمل قرار گیرد تا پرسنل بر اساس آن ایفای نقش کنند.

عبدالله قطبی مدیرکل توسعه منابع انسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، گفت: برای پیشبرد پروژه «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» از مشاهدات میدانی، خوداظهاری، مصاحبه با افراد بهره برده شد و در ادامه این امر جلساتی با مدیران میانی و پایه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برگزار شد.

وی افزود: پروژه تجزیه و تحلیل شغل برای مشخص کردن وظایف و مهارت های مورد نیاز شغل و سایر خصوصیات افراد مناسب برای انجام آن در سال گذشته تعریف شد. اجرای این پروژه در فرآیندهای متعدد سازمانی از جمله طراحی ساختار سازمان، طراحی شغل، جذب و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش و جانشین پروری تاثیر بسزایی دارد.

وی به روند اجرای پروژه تجزیه و تحلیل مشاغل اشاره کرد و گفت: برگزاری 12 کارگاه آموزشی برای مدیران و کارشناسان سازمان، توزیع فرم های تدوین شرح شغل در سازمان بر اساس مدل G20 ، جمع آوری اطلاعات بر اساس مشاهده میدانی، مصاحبه، تجزیه تحلیل سلسله مراتبی در جلسات هم اندیشی با مدیران پایه و میانی و بانک های اطلاعاتی معتبر، تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده و ایجاد مدل بومی برای سازمان، احصاء مشاغل به 216 شغل و برگزاری جلسات به منظور نهایی سازی در اجرای این پروژه مورد تاکید و توجه قرار گرفت.

قطبی به تهیه فرم هایی دریافت شرح شغل اشاره کرد و افزود: خصوصیات شغل ها، موضوع دورکاری، شرایط سخت و زیان آور مشاغل، فوق العاده های مشمول، میزان رضایت ارباب رجوع، دانش تخصصی، شایستگی های توان پاسخگویی، تفکر سیستمی و خلاقانه، خصوصیات جسمی، روحی و روانی، دان، تجربه و مهارت هایی چون تسلط به زبان انگیسی از جمله مواردی است که در تنظیم فرم ها مورد توجه قرار گرفت.

مدیرکل توسعه منابع انسانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به نهادینه شدن دورکاری در این سازمان اشاره کرد و گفت: خوشبختانه عملکرد سازمان در حوزه دورکای از سالهای گذشته مطلوب بوده است و امروز در شرایط کرونایی با بازخورد مثبتی نسبت به این موضوع روبرو شدیم و بسیاری از سازمان های دیگر برای دریافت ارائه طریق درباره دورکاری به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران رجوع می کنند.

وی تصریح کرد : در موضوع استاندارد 34000 موضوع شرح شغل از جایگاه و اهمیت ویژه ای برخوردار بود که مورد توجه ارزیابان قرار گرفت به طوری که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای سومین سال متوالی موفق به کسب رتبه مطلوب در این جایزه شد.

الهام ابراهیمی عضو هیات علمی پژوهشگاه علوم انسانی در آیین رونمایی «کتابچه‌های تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان» گفت: در طی سه سال گذشته ارزیابی هایی از سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در قالب استاندارد ۳۴۰۰۰ صورت گرفت. اما پیش از این در حوزه فرآیندهای HR اقدام خاصی صورت نگرفته بود یا اینکه این اقدامات در ابتدای کار بود، اما با گذشت زمان و در طی این سال‌ها بسیاری از فرآیندها آغاز و به بلوغ رسید؛ با سپری شدن این زمان شاهد یک پارچه سازی فرایندها در این سازمان بودیم که با روندی صعودی همراه بود.
عضو هیات علمی پژوهشگاه علوم انسانی با اشاره به دریافت امتیاز C2 در جایزه ۳۴۰۰۰ توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، افزود: دریافت رتبه های C1، C2 و C3 با اختلاف امتیاز کمی همراه بود به طوری که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نزدیک به دریافت امتیاز C1 بود.

وی ادامه داد: سرعت رشد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در فرایندهای منابع انسانی بسیار قابل ملاحظه بوده است در این زمینه باید گفت شرح شغل های سازمان یکی از فرآیندهای بنیادین در حوزه  HRاست.

ابراهیمی یادآور شد: موفقیت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای دستیابی به این مهم مرهون رعایت و توجه به نکاتی چون درون زا بودن فعالیت های انجام شده، لینک و پیوند با سایر فرآیندها ودر نهایت روزآمد بودن است. نکته دیگری که در شرح شغل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به خوبی مورد توجه قرار گرفته است توجه به مدل های مختلف در تدوین شرح شغل ها است.

عضو هیات علمی پژوهشگاه علوم انسانی در پایان از حمایت های رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران برای انجام فرآیندهای مذکور تشکر و قدردانی کرد و تقاضا کرد تا فرآیند شرح شغل ها به صورت مرتب مورد بازنگری قرار گیرند.