توسعه استاندارد ملی توصیف برای اسناد تاریخی دوره قاجاریه بررسی شد

به گزارش لیزنا،‌ نخستین پیش‌نشست کمیته آرشیو با موضوع «توسعه استاندارد ملی توصیف برای اسناد تاریخی دوره قاجاریه» در روز دوشنبه هشتم اسفندماه ۱۴۰۱ از ساعت ۱۵ تا ۱۷ در محیط ادوبی کانکت انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی برگزار شد. 

دکتر غلامرضا عزیزی، دبیر کمیته آرشیو انجمن کتابداری و اطلاع‌رسانی و عضو هیأت علمی بازنشسته پژوهشکده اسناد دبیر این پیش‌نشست و دکتر رضا فراستی، بازنشسته پژوهشکده تاریخ معاصر) میهمان و سخنران این نشست تخصصی بودند.

در ابتدای نشست دکتر عزیزی ضمن خوشامدگویی به حاضران، به معرفی سخنران  نشست پرداخت و اهمیت برگزاری این جلسه را بیان کرد؛ سپس دکتر فراستی به ارائه مطالب خود پرداخت.

دکتر فراستی گفت: مشکلات موجود در توصیف اسناد دوران قاجار مبهم ماندن آمار دوره تاریخی و حکومتی؛ به‌ کاربردن تاریخ سند و اسناد فاقد تاریخ؛ تفاوت عنوان و محتوا؛ زبان غالب سند در اسناد چندزبانه؛ تحقیق اندک راجع به کاتب و محل کتابت؛ نوع خط غالب؛ و یادداشت است.

وی اشاره کرد: در رابطه با برخی از آرشیوهای مورد بررسی در خصوص چگونگی ظهور کلیدواژه، در توصیفگر ابهام وجود دارد، در برخی آرشیوها، در خصوص کاربرد خود توصیفگر و کلیدواژه مسئله وجود دارد.

وی در ادامه گفت: گرچه محققانی که براساس محتوای اصلی متون تحقیق می‌کنند، اغلب به اسناد مورد نظر دسترسی می‌یابند اما پژوهشگرانی که نیازمند اطلاعات در سایر اجزای سند (جدای از متن اصلی) مثل تسمیه، طغرا، مهر، اطلاعات ظهر و نیز مشخصات فیزیکی و آرایه‌ای سند مثل جنس و نوع کاغذ، آرایه‌های هنری، خط، توشیح و علائم هستند، عملاً در بانک‌های اطلاعاتی مطلبی نمی‌یابند. این امر سبب شده که به دلیل صرف وقت فراوان در جمع‌آوری اطلاعات، اغلب سند پژوهان به پژوهش در زمینه‌های مذکور تمایل کمتری نشان می‌دهند.

به این ترتیب از آنجا که «استاندارد ملی توصیف اسناد» و عملکرد آرشیوها، پاسخگوی نیازهای محققان در سندشناسی دوره قاجاریه نیست کوشیده‌اند تا با بهره‌گیری از استاندارد یادشده، عملکرد آرشیوهای داخل و کسب نظر متخصصین حوزه‌های مختلف، در زمینه توسعه الگوی بومی توصیف اسناد تاریخی ایران در سطح فقره اقدام کنند. برای نیل به این مقصود علاوه بر تجربه سی و چند ساله دکتر فراستی در سندشناسی دوران قاجار و پهلوی و تالیف دو کتاب و چندین مقاله و سخنرانی در خصوص فرامین و احکام و ارقام و قباله‌های ازدواج و بررسی‌های مهرشناسی، و بررسی فرم‌ها و شیوه نامه‌های هفت مرکز آرشیوی که دارای اسناد دوران قاجار بوده‌اند و مصاحبه با ۲۰ نفر طی ۳۵ جلسه و به مقدار ۵۷ ساعت، به نتایج زیر رسیده‌است:

-از ۲۶ عنصر استاندارد ملی دو عنصر شرایط حاکم بر بازتولید و یادداشت انتشار در هیچ‌ یک از آرشیوها استفاده نشده. بدین ترتیب از ۲۴ عنصر استاندارد ملی به صورت مستقیم و با نام‌های مختلف درج در عنصر یادداشت یا فرم‌های جداگانه استفاده شده است.

-هشت عنصر سطح توصیف؛ سابقه آرشیوی، ارزشیابی، امحاء و برنامه‌های زمانبندی تعیین تکلیف؛ شیوه تنظیم؛ گسترش‌های آتی؛ بازیابگرها؛ واحدهای مرتبط با توصیف؛ قواعد و قراردادها فقط در سازمان اسناد و کتابخانه ملی طراحی و استفاده شده است.

-از شش عنصر کد(های) ارجاع؛ عنوان؛ تاریخ(ها)؛ زبان/خط؛ کنترل توصیف (یادداشت آرشیودار و تاریخ(های) توصیف‌ها) همه آرشیوها البته با نام‌های مختلف بهره برده‌اند.

-ده عنصر نام ایجاد کننده؛ تاریخچه اداری/شرح‌حال؛ گستره و رسانه واحد توصیف؛ منبع مستقیم فراهم‌آوری یا انتقال؛ دامنه و محتوا؛ شرایط حاکم بر دسترسی؛ مشخصه‌های فیزیکی و الزامات فنی؛ وجود و محل نگهداری اصل سوابق؛ وجود و نگهداری رونوشت سوابق و یادداشت در برخی از آرشیوها استفاده شده است.

-چهار عنصر کد(های) ارجاع؛ ارزشیابی، امحاء و جدول زمان‌بندی؛ شرایط دسترسی و استفاده؛ مشخصه‌های فیزیکی و الزامات فنی در آرشیوها یکدست عمل نشده است.

وی در ادامه گفت: توسعه در هشت عنصر فعلی استاندارد ملی (عنوان، محتوا، تاریخ، سطح، گستره و رسانه، ایجادکننده، خط و زبان، یادداشت) با بیست زیربخش و ده عنصر جدید (طغرا، توشیح، مهر، ظهر سند،‌ حاشیه، آرایه‌ها، کاغذ، نوع سند، اصالت، توصیفگر) با شصت زیر بخش در توصیف لازم است. وی برای تشریح بهتر موضوع مثال زدند که برای نمونه در توسعه عنصر فعلی خط و زبان می‌توان هشت بخش، ۱. کاتب، محرر شرعیات، ثبات، ۲. محل کتابت، ۳. نوع خط، ۴. رنگ جوهر، ۵. تعداد سطر، ۶. نوع سطربندی، ۷. تعداد کرسی، ۸. زبان را به استاندارد توصیف افزود. یا در توسعه می‌توان برای طغرا عنصر تعریف کرد و پنج بخش، ۱. نوع طغرا، ۲. نوع خط، ۳. رنگ جوهر، ۴. جایگاه، ۵. متن آن را درنظر گرفت.

سخنان دکتر فراستی با دو پیشنهاد کاربردی تالیف نرم‌افزار خاص آرشیو و ایجاد سایت مهر برای همه مهرها خاتمه یافت.

در پایان این نشست با توجه به ابراز علاقه شرکت‌کنندگان در جلسه و طرح پرسش‌های تخصصی، دبیر جلسه از دکتر فراستی این قول را گرفت که به منظور پاسخگویی به پرسش‌ها و نیازهای اعلام شده آن عزیزان، کارگاه‌های تخصصی در سال ۱۴۰۲ برگزار شود.

برای مشاهده فیلم نخستین پیش‌نشست کمیته آرشیو، به این پیوند مراجعه کنید.

گزارش: دکتر غلامرضا عزیزی (دبیر پیش‌نشست کمیته آرشیو)