داخلی
»کتابخانه و کتابداری
بررسی طرح ملی ساماندهی پرونده‌های پرسنلی در شورای اسناد ملی ایران
به گزارش لیزنا، جلال طاهری مدیرکل فراهم‌آوری و ارزشیابی اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اعلام این خبر گفت: پرونده‌های پرسنلی در رده اسناد مفيد و دارای ارزش محسوب می‌شوند و تا زمان دريافت مستمری توسط مستخدم یا وراث قانونی افراد، نگهداری آنها ضروری است.
طاهری ادامه داد: بنابراین به‌دليل طولانی بودن عمر اين پرونده‌ها، لازم است از روش‌های صحيح تولید، تنظیم و نگهداری اسناد و مدارک استفاده شود. بر این اساس این طرح در جدیدترین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورد بررسی قرار گرفت.
وی ادامه داد: در بررسی‌های به عمل آمده در دستگاه‌های مختلف، مشخص شد نبود دستورالعمل واحد، تكراری و زائد بودن محتويات پرونده، باعث به‌وجود آمدن پرونده‌های چند جلدی غیرضروری و فاقد اصول استاندارد شده است.
طاهری افزود: وجود نسخ تکراری احكام كارگزينی، كپی شناسنامه و مدارك تحصيلی از يک سو و نگهداری مكاتبات زائد مانند كارت‌های مرخصی، مقالات، معرفی‌نامه و... از سويی ديگر، باعث شده كه دسترسی به مدارک با ارزش در این پرونده‌ها با مشكل مواجه شود.
وی تصریح کرد: از طرف دیگر بی‌نظمی پرونده‌ها؛ امکان تشخیص نبود، کمبود و یا جعلی و تکراری بودن بودن اسناد و مدارک موجود در این پرونده‌ها را با دشواری مواجه کرده است.
طاهری گفت: بنابراین پس از بررسی‌های مختلف برابر قوانین کشوری، براساس شناسنامه كارمند، نسبت به تهیه طرحی برای طبقه‌بندی موضوعات و محتويات داخل پرونده‌ها اقدام شد و در نهايت 14 موضوع اساسی كه هر قسمت آن بيانگر وضعيت داخل پرونده پرسنلی افراد است و باید مدارک و مستندات پرونده برای دسترسی آسان در همان قسمت بايگانی شود؛ مشخص شد.
وی افزود: این طرح به صورت آزمایشی در مجموعه وزارت جهاد کشاورزی و سازمان‌ها و موسسات تابعه و وابسته با موفقیت اجرا و به اتمام رسیده است.
طاهری درباره هـدف و مـزايـای این طـرح گفت: پيروی از یک روش متحدالشكل و ايجاد هماهنگی در نحوه تشكيل پرونده‌ها در اجرای بند «د» ماده 5 و بند الف ماده 6 قانون اسناد ملی ایران و همچنین اطمينان از سرعت و سهولت دسترسی به مدارک و مستندات به هنگام نياز از اهداف این طرح است.
وی تصریح کرد: همچنین از دیگر اهداف دیگر می‌توان به نگهداری تمام اسناد و مدارک به‌صورت طبقه‌بندی شده در درون پرونده، تفکیک اوراق زائد و تكراری از پرونده و تعيين تكليف آنها بر اساس مجوزهای صادره شورای اسناد ملی ایران، آزادسازی فضای بايگانی‌ها و امکان استفاده مجدد از آنها و تكميل مدارک ناقص پرونده کارکنان هنگام پالايش و در نتیجه رفع مشکلات احتمالی قبل از بازنشستگی کارکنان اشاره کرد.
۱. از توهین به افراد، قومیت‌ها و نژاد‌ها خودداری کرده و از تمسخر دیگران بپرهیزید و از اتهام‌زنی به دیگران خودداری نمائید.
۲.از آنجا که پیام‌ها با نام شما منتشر خواهد شد، بهتر است با ارسال نام واقعی و ایمیل خود لیزنا را در شکل دهی بهتر بحث یاری نمایید.
۳. از به کار بردن نام افراد (حقیقی یا حقوقی)، سازمان‌ها، نهادهای عمومی و خصوصی خودداری فرمائید.
۴. از ارسال پیام های تکراری که دیگر مخاطبان آن را ارسال کرده اند خودداری نمائید.
۵. حتی الامکان از ارسال مطالب با زبانی غیر از فارسی خودداری نمائید.