داخلی
»گاهی دور، گاهی نزدیک
(لیزنا، گاهی دور/ گاهی نزدیک 292) : مهدی لطفی‌پناه، مدیر اداره اطلاع‌رسانی و کتابخانه تخصصی پژوهشگاه رویان:
یادداشت: این مطلب از مقاله های مختلف گردآوری و ترجمه و همراه با تکمیل و تنظیم آن برای محیط ایران تقدیم خوانندگان می‌شود.
واقعیت این است، زمانی ثروتمند می شوید که همکاران خوبی برای برگزاری یک کنفرانس علمی انتخاب کنید؛ و باور کنید که حامیان مالی بیشتری خواهید داشت اگر به برگزاری کنفرانس های مجازی اقدام کنید. باور کنید که حامیان مالی بیشتر دیده می شوند و با کنفرانس مجازی است که تقاضای بیشتری برای دیده شدن می کنند.
در واقع کنفرانس مجازی یک ارزش سازی نوین است که از طریق شبکه اینترنت برپا و به طور مستقیم با سخنرانان ارتباط برقرار می شود و پرسش و یا تفکری که در ذهن شرکت کنندگان است، همزمان با سخنرانی سخنران، طرح و بیان می گردد. تنها چالش موجود در این فرایند، ترس ابراز وجود است که آن هم پس از مدتی کوتاه عادی می گردد. این همان کاری است که در سال های گذشته ما و شرکت کنندگان به طور مستقیم آنرا انجام می داده ایم. شاید در ابتدای برگزاری این مراسم پرشور، سختی هایی هم در پیش باشد، اما پس از این همه سختی، حتماً همان احساس هیجان برگزاری حضوری مراسم را خواهید داشت.
برای برگزاری اولین کنفرانس مجازی خوب است تا برای تشویق افراد و شرکت کنندگان جدید به حضور در این رویداد علمی، به آنها دسترسی رایگان داد؛ که این موضوع یک تاکتیک عالی برای افزایش تعداد مخاطبین است. این روند می تواند از طریق حمایت اسپانسرها از ثبت نام کنندگان صورت گیرد.
همچنین برای زیباتر شدن این روند و حمایت از اسپانسرشیپ اصلی، می توان برای تکمیل فرایند در هنگام ثبت نام رایگان، (مثلاً ثبت نام رایگان دانشجویان) یک پاپ آپ[1] تهیه کرد ، که در این پاپ آپ آخرین مرحله، کلیک بر روی اسپانسرشیپ در حمایت از او و یا وبسایت او باشد. این اولین مسیر ساده برای ورود حامیان مالی به یک کنفرانس مجازی است.
نکته دیگر اینکه هیچ مشکلی برای کسب درآمد از طریق محتوی وجود ندارد. محتوای خوب درآمد خوب در پی دارد. آیا کسانی که به عنوان سخنران برگزیده اید، کارکشته ترین ها در تعیین ارائه اطلاعات علمی هستند؟ و یا بر اساس مقدار نفوذشان به جلسه شما دعوت می شوند؟
در ادامه باید توجه داشته باشید که عنوان حامی مالی شما، هم از نظر محتوی و هم گرایش و تمایل شرکت کنندگان نقش بسیار زیادی در کنفرانس های مجازی ایفا می کند. حامیانی را بیاورید که به موضوع کنفرانس مرتبط هستند؛ چراکه آنها ارزش آموزشی و ارتباطی این جلسه مجازی را افزایش می دهند.
در برگزاری کنفرانس مجازی، حتماً حمایت مالی اسپانسر را از دانشجویان اعلام کنید و از مخاطبین شرکای شرکت در برقراری ارتباط و گسترش کنگره بهره ببرید. حامیان مالی خود را در خیابان جستجو نکنید؛ به شبکه علمی-اجتماعی «لینکداین»[2] مراجعه کنید و در آنجا مخاطبین و حامیان مالی بسیاری را بیابید؛ کسانی که شما را دنبال می کنند و یا دنباله رو مسیر آنها هستید.
در این فرایند بزرگ، شرکای شرکت را به عنوان کسانی که تفکری دارند و می توانند کمک فکری و یا راه حلی ارائه دهند شریک خود کنید و فقط به چسباندن آرم و لوگوی آنها اکتفا نکنید. از آنها استفاده کنید. این ارزش افزوده ایجاد می کند و کار شما با ارزش تر می شود.
نشان دادن ارزش این رخداد:
در زمان انتشار خبر برگزاری این رخداد بزرگ، حتماً در بروشورها و اسلایدها و وبسایت کنگره، فواید و مزایای شرکت در این رخداد آنلاین را به سمع و نظر مخاطبین برسانید و مزایای این تعامل مجازی را توصیف کنید.
شیوه های خلاقانه ای را طراحی کنید تا این رخداد را طولانی کنید و بتوانید به طرق گوناگون از مخاطبانتان بهره برداری کنید. این رخداد، اتفاقی است که می تواند یک اجتماع همیشگی را بیافریند؛ این هدف دوم شما از برگزاری یک کنگره یا کنفرانس علمی است.
این رویداد مجازی تنها بخشی از روابطی بزرگتری محسوب می شود که در آینده کمکتان خواهد کرد. ( این روابط شامل روابط بزرگتر و بیشتر با شرکای شرکت، مخاطبین، و حامیان مالی است).
از داده هایی که در زمان برگزاری این کنگره به دست می آید، برای نشان دادن ارزش کار به حامیان فعلی و آتی خود استفاده کنید و آنها را به شیوه ای دقیق مستندسازی کنید.
هر چه بتوانید در اولین کنفرانس مجازی، تعداد شرکت کنندگان را افزایش دهید، در کنفرانس های دوم، سوم، چهارم و همه کنفرانس های آتی در معرض دید بیشتر و ارزش بیشتری خواهید بود. اولین کنفرانس مجازی، مهمترین کنفرانسی است که آینده کنفرانس های آتی را تعیین می کند.
حامیان مالی خود را در یک تم موضوعی خاص در نظر بگیرید تا در رسانه ها هم همان تم و موضوع مورد نظر شما انعکاس یابد.
اینکه چگونه و بر چه اساسی و با چه سیاستی این رویداد را رایگان به برخی تقدیم کنید، بسیار اهمیت دارد. در این زمینه دقت کنید و به راحتی به کسی خدمات ندهید؛ استراتژی قیمت گذاریِ رویداد مجازی ساده نیست.
ارائه «کارت هدیه» (کارت رمز ورود به شرکت در کنگره) همراه با دعوت نامه شرکت در رویداد مجازی یکی از سیاست های ناشناخته اما زیبایی است که می توان با ادبیاتی نوین به ترغیب و تشویق مخاطبین در جهت شرکت در این گردهمایی پرداخت. تنها با این کارت هدیه زیبا است که شما برای برگزاری گردهمایی تان حفظ ارزش می کنید.
در زمان ارسال دعوتنامه، رویکردتان از ارائه چنین کارت هدیه ای بیان کنید و بگویید که چرا این کارت را برای مخاطب می فرستید؛ اینگونه به کار خود ارزش می دهید.
در شبکه ای که طراحی می کنید، وسایل ارتباطی فراهم کنید تا در کل مدت این رویداد مجازی تعاملات ارگانیک، دوسویه توسعه یابد.
برای هر پرسشی که قرار است شرکت کنندگان پاسخ دهند، یک پاپ آپ طراحی کنید. تا بتوانید به سادگی پاسخ سئوالات را جمع آوری کنید.
اما این که چگونه مخاطبین را در مدت زمان برگزاری یک جلسه[3]، آنلاین نگه دارید موضوع دیگری است.
اینکه اگر در حال برگزاری «اسلاید بیس» یک سخنران بودیم و سیستم قطع شد، چه کنیم، موضوع دیگری است.
اینکه بهترین سیستم صوتی موجود را در هنگام برگزاری انتخاب کنید، شیوه ارائه خوب شما را به نمایش می گذارد. صدای مناسب و قوی، تصویر مناسب و شفاف، تجهیزات ارتباطی، همچنین در صورت قطع شبکه، استفاده از ارتباطات ترکیبی استاندارد از مواردی است که توجه و همت بسیاری می طلبد.
اینکه پیش از مراسم و جلسه اطمینان حاصل کنید که آیا سخنران شما آمادگی ارائه دارد و یا چگونه می خواهد ارائه دهد موضوع دیگری است. آیا وی تجربه یک سخنرانی آنلاین را داشته است؟ آیا صدایی که مخاطب از یک زبان دیگر که غیر بومی است و برای نخستین بار به صورت آنلاین می شنود، برای وی عادی است یا بهتر است به طریقی و شیوه ای به ترجمه گفتار سخنران –پیش از برگزاری آنلاین - پرداخت. شاید مخاطبانی باشند که نوشته را بهتر از صدا درک می کنند؛ نرم افزارهای بسیاری با خطای اندک برای حل این معضل وجود دارند.
نکته دیگر قدرت اینترنت سخنران است که در اکثر موارد مشکل ساز خواهد بود و اگر شبکه اینترنت خریداری شده از سوی سخنران ضعیف است، وظیفه عوامل اجرایی کنگره است تا نسبت به تهیه و سفارش شبکه ای قوی برای وی اقدام کنند.
پیش از برگزاری این رخداد علمی، بهتر است مشخص شود که پرسش ها و نظر سنجی ها چگونه به مخاطب ارائه می شود. به مخاطبان توضیح دهید که چگونه از طریق سیستم عاملتان و یا سیستم عاملشان اطلاعات رد و بلد می گردد.
اینکه آیا سخنرانان شما، از پلتفرم مورد نظر شما پیش از این استفاده کرده اند موضوع حائز اهمیت دیگری است.
همه چیز باید زمان بندی شده و قابل پیش بینی باشد؛ هر اتفاق غیر معمولی را باید پیش بینی و به مانند سیستم های یک هواپیما که از هر قطعه ای دو واحد دارد، حمایت چندجانبه کرد.
کیفیت صوت، کیفیت تصویر، اشتراک گذاری صفحه، رنگ صفحه برگزاری سخنرانی، پیام خصوصی مخاطب به سخنران، تفکیک پرسش های کوتاه و بلند، و برنامه ریزی برای مسائل فنی که خود پیچیدگی های خاصی دارد.
چه خوب است بدانیم که هیجان حضور در یک رخداد علمی، از سفر به کشوری جدید گرفته تا انرژی موجود در سالن اجتماعات، در گردهمایی مجازی نیست. این شما هستید که شور و هیجان به گردهمایی خود می بخشید.
ارائه کوپن رایگانِ آنلاین یک کتاب الکترونیک تازه منتشر شده از مجموعه تان و یا کتاب الکترونیکی از سخنرانتان، یا خلاصه ای از نکات کلیدی یک کتاب علمی که توصیه های سخنران هم در آن است، می تواند این شور و هیجان را در مخاطب بیافریند.
هر چند اینها به اندازه یک کنفرانس حضوری لذت بخش نیستند، ولی ارزش بسیاری برای شما و کنگره شما خلق می کنند.
در پایان این یاداشت که از تجربیات و مطالعات نگارنده کسب شده، به یاد داشته باشید که در انتهای کتاب های الکترونیک خود، که به شرکت کنندگان تقدیم می کنید، لوگو و محصولات خود را نیز درج و تبلیغ نمایید.
پـایان یک کـنگره، شروع تازه ارتباطات و نفسی تازه است که توجه مدیران ارشد و هماهنگی مدیران میانی با کارشناسان را می طلبد. روابط عمومی و بین الملل می توانند نقش اساسی در این فرایند ایفا کنند.
------------------------------------------------------
منابع
Seven ways to make your online virtual conference successful.Jon Picoult. Forbes. March 2020.
How to organize a virtual conference.Remote-How.Magda Sowierszenko.April 2020. https://remote-how.com/blog/how-to-organize-a-virtual-conference-or-any-online-event-really
How to make money with your virtual conference. Match Box Virtual Media. 2020.
---------------------------------------------------
۱. از توهین به افراد، قومیت‌ها و نژاد‌ها خودداری کرده و از تمسخر دیگران بپرهیزید و از اتهام‌زنی به دیگران خودداری نمائید.
۲.از آنجا که پیام‌ها با نام شما منتشر خواهد شد، بهتر است با ارسال نام واقعی و ایمیل خود لیزنا را در شکل دهی بهتر بحث یاری نمایید.
۳. از به کار بردن نام افراد (حقیقی یا حقوقی)، سازمان‌ها، نهادهای عمومی و خصوصی خودداری فرمائید.
۴. از ارسال پیام های تکراری که دیگر مخاطبان آن را ارسال کرده اند خودداری نمائید.
۵. حتی الامکان از ارسال مطالب با زبانی غیر از فارسی خودداری نمائید.