یک مناقصه و شرکت‌های کتابداری

لیزنا؛ فرامرز مسعودی مشاور اطلاعاتی شرکت ملی فولاد ایران : در دو سه ماه اخیر شاهد رویدادی بودم که به نظرم نیازمند تعمق، تأمل و چاره‌اندیشی است. به ویژه حال که کنگره هشتم با موضوع «علوم اطلاعات و هوش مصنوعی» در پیش است، به نظرم جا دارد در کمیته‌های مربوط مثل آرشیو، مطالعات صنفی، کتابخانه‌های تخصصی یا سازماندهی، پیرامون این رویداد نیز بحث و گفتگو شود.

جریان از این قرار است که یک شرکت بزرگ صنعتی و مطرح دولتی تصمیم می‌گیرد اسناد، مدارک و سوابق موجود خود را که حجم زیادی از انواع فنی، مالی، حقوقی، پرسنلی و ... بوده و در بایگانی‌های مجزا به صورت سنتی طبقه‌بندی و نگهداری می‌شده، از طریق برونسپاری، در یک سیستم یکپارچه، سازماندهی و دیجیتال‌سازی کند. هدف اتخاذ این رویکرد، ضمن نگهداری بهتر مجموعه و دسترسی دقیق‌تر و سریع‌تر به آنها، استفاده بهینه از فضاهای اشغال شده و افزایش بهره‌وری نیز بوده است. به علت حجم زیاد اسناد، انجام این کار جزو معاملات بزرگ محسوب می‌شده و برای انتخاب پیمانکار، طبق قانون باید مناقصه برگزار می‌شد.

کسانی که با فرایند برگزاری مناقصه آشنایی دارند می‌دانند که این فرایند در سال‌های اخیر به صورت الکترونیکی و از طریق سامانه تدارکات الکترونیکی دولت موسوم به «ستاد» انجام می‌شود. مناقصه‌های دولتی از طریق همین سامانه به صورت سیستمی به اطلاع شرکت‌های واجد شرایط می‌رسد و شرکت‌ها می‌توانند اسناد مربوط، حاوی موضوع، شرح خدمات، شرایط عمومی و شرایط خصوصی پیمان را از سامانه دریافت و در صورت تمایل به انجام کار، با ارائه پیشنهاد قیمت، آمادگی خود را در سامانه ثبت کنند.

بررسی و تحلیل فرایند برگزاری مناقصه نشان داد که از 30 شرکت متقاضی انجام کار، هیچ شرکتی که زمینه اصلی فعالیت تخصصی و حرفه‌ای آن، سازماندهی مواد کتابخانه‌ای و آرشیو باشد و به استانداردهای دیجیتال‌سازی اسناد و مدارک برای آرشیو و تهیه متادیتا مسلط باشد یا به عبارت دیگر در حوزه علم اطلاعات و دانش‌شناسی و رشته- فعالیت‌های مرتبط باشد، مشارکت و اعلام آمادگی نکرده است. از 30 شرکت متقاضی، 23 شرکت در حوزه فناوری اطلاعات و 7 شرکت در حوزه‌های مختلف دیگر بودند که زمینه اصلی فعالیت آنها ارتباطی با موضوع مناقصه نداشت.

در فرایند برگزاری مناقصه، تنها یک شرکت در حوزه فناوری اطلاعات که سابقه و تجربه آرشیو دیجیتال را داشته و به استانداردهای ذخیره‌سازی اسناد و مدارک مثل یونی‌مارک مسلط بود، در مرحله اول یعنی دریافت اسناد مناقصه شرکت ولی از ادامه فرایند یعنی پیشنهاد قیمت و اعلام آمادگی برای انجام کار انصراف داد. یک شرکت غیرکتابداری دیگر نیز که به موضوع دیجیتال‌سازی و استانداردهای مربوط مسلط بود، هر دو مرحله یعنی دریافت اسناد مناقصه و بارگذاری را انجام داده و با پیشنهاد قیمت، برای اجرای پروژه اعلام آمادگی کرد، ولی به علت خارج بودن قیمت پیشنهادی آن از دامنه مجاز اختلاف قیمت، متاسفانه انتخاب نشد. این درحالی است که مناقصه به علت عدم مشارکت متقاضیان در حد نصاب و یا نداشتن شرایط لازم برای شرکت، 3 بار برگزار و تجدید شد و این فرصتی بود برای شرکت‌های کتابداری که در مناقصه شرکت کنند و برنده شوند.

نکته مهم و قابل توجهی که می‌خواهم به عنوان نکته محوری به آن بپردازم این است که در نظر بگیرید یک سازمان دولتی با سابقه، بعد از سال‌ها بحث و گفتگو، استدلال، عدم انطباق‌های ممیزان سیستم مدیریت کیفیت، مستندات قانونی، تغییرات پی‌درپی مدیران ارشد، مکاتبات فراوان، جلسات متعدد کارشناسی، تأکیدات مکرر بر یگانه و ارزشمند بودن اسناد، مدارک و سوابق تحت مالکیت و ...،  متقاعد می‌شود که شیوه‌های نگهداری اسناد به اشکال سنتی، فیزیکی، غیرعلمی، جزیره‌ای و پراکنده، منسوخ و ناکارآمد است و برای فراهم‌آوری، سازماندهی، نگهداری و به کارگیری اسناد، باید از شیوه‌های اصولی و علمی و فناوری‌های نوین و به‌روز بهره‌گیری نماید. در کنار اینها، سازمان به این درک رسیده است که استفاده از امکانات جدید علاوه بر سودمندی‌های گفته شده، موجب استفاده  بهینه از فضا و ارتقاء بهره‌وری نیز می‌گردد.

حال پس از همه این تلاش‌ها‌، می‌بینیم که در فرایند مناقصه برای موضوعی که تماماً مربوط به حوزه علم اطلاعات و دانش‌شناسی است، هیچ شرکتی که زمینه فعالیت و تخصص و تجربه آن سازماندهی و آرشیو باشد، مشارکت و حضور ندارد و این در حالی است که در بخش‌های دیگر همین شرکت، مثل طراحی، ساخت و تامین تجهیزات، رقابت زیادی بین مشاوران و پیمانکاران برای انتخاب شدن در مناقصه وجود دارد. موضوعی که نیازمند بررسی و واکاوی است علت این عدم حضور شرکت‌های تخصصی و حرفه‌ای حوزه ما، علیرغم نیاز بازار است. با اطمینان می‌توان گفت مسائل هرچه هست، توانمندی‌های تخصصی نیست، زیرا با شناختی که از معدود شرکت‌های تخصصی کتابداری وجود دارد، آشنایی، تجربه و تسلط کافی به موضوع مناقصه میان آنها وجود دارد. به نظر من مشکل، دست کم از منظر این تحلیل، حتی نداشتن نظام صنفی تخصصی هم شاید نباشد. به نظر من مشکل عمده در بخش مربوط به "شرایط عمومی پیمان" یعنی داشتن مجوزهای لازم حرفه‌ای، توان کارگاهی و تمکن مالی معدود شرکت‌های کوچک کتابداری است که البته و شاید با جوینت شدن با شرکت‌های بزرگ و واجد شرایط می‌توانستند برنده مناقصه باشند.

نتیجه تحلیل این رویداد از دو منظر قابل توجه و پیگیری است؛ یکی برای گروهی از همکاران ما که شدیداً موافق و خواستار انجام کارها توسط «بخش خصوصی» و برونسپاری کارهای دولتی به بخش خصوصی هستند. خواسته‌های این گروه از همکاران، دست کم در گفتگوهای کمیته مطالعات صنفی در کنگره‌های مختلف سالانه همواره مورد تأکید بوده است. دیگر مخاطب این تحلیل می‌تواند همکارانی باشد که با علاقه‌مندی زیاد به دنبال فناورهای نوین و از جمله هوش مصنوعی در عرصه سازماندهی و نگهداری اسناد و سوابق هستند. منظور نمایاندن شکاف نسبتاً عمیق میان علائق و دلمشغولی‌های بخش پژوهش و آموزش رشته ما در یک سو و مسائل و مشکلات مبتلابه حوزه اجرا از سوی دیگر است. امیدوارم کنگره هشتم فرصت و مجالی باشد برای طرح این مسائل و چارجویی برای آنها.

در انتها لازم است یادآوری کنم در تهیه این گزارش تحلیلی خانم زهرا رضائی دانش آموخته کارشناسی ارشد علم اطلاعات و دانش شناسی با گرایش مدیریت اطلاعات کمک شایان کرده‌اند.

مسعودی ، فرامرز .« یک مناقصه و شرکت‌های کتابداری» سخن هفته لیزنا، شماره 682،  30بهمن ماه ۱۴۰۲.