نشست مجازی مدیریت کتابخانه ها برگزار شد

به گزارش لیزنا، نشست مدیریت کتابخانه‌ها توسط کارگروه مدیریت کتابخانه گروه مشاوره و مطالعات دانشگاه تربیت مدرس  با حضور مهندس میثم فریوری، مدیر عامل شرکت پیام مشرق، دکتر محمد حسن زاده عضو هیات علمی و معاون پژوهش و فناوری دانشکده مدیریت و اقتصاد دانشگاه تربیت مدرس و زهرا کاظمی رئیس گروه خدمات کتابداری کتابخانه مرکزی دانشگاه تربیت مدرس در 5 خرداد 1400 به صورت مجازی و با حضور 40 نفر از علاقمندان برگزار شد.

در اولین سخنرانی این نشست، مهندس میثم فریوری مدیرعامل شرکت پیام مشرق به معرفی اتوماسیون سفارشات پیام مشرق پرداخت و گفت:  سفارش در گذشته و بعضاً امروز براساس علاقه صورت‌ می‌گرفته و مراحل بعد از سفارش یعنی انتخاب، تهیه و بودجه‌بندی اصولاً به شکل سنتی بوده‌است. پیام مشرق از سال ۱۳۸۴ محصول سفارشات را در نرم‌افزار پیام گنجانده. دانشگاه امیرکبیر یکی از مشتریان این سامانه بوده و سایر سازمان‌ها همچون شهرداری نیز از این زیرسیستم استفاده می‌کنند. آقای فریوری گفت: در گذشته سفارش صرفاً در دانشگاه‌ها صورت می‌گرفته و بعداً به سایر سازمان‌ها سرایت کرده. سفارش توسط نماینده اصلی و پس از تایید خرید صورت می‌گرفت و در مرحله پایانی شماره ثبت اختصاص داده می‌شد و گردش کار به شکلی ساده انجام می‌شده‌است.

وی همچنین از قابلیتی که در سال ۸۷ به سامانه اضافه شد نام برد و گفت: "بخش نمایشگاه‌ بين‌المللی" قابلیتی بود که باعث ایجاد سهولت در خرید منابع می‌شد. مدیر پیام مشرق ادامه داد: در دهه ۹۰ چالش‌هایی در گردش کار خاص دانشگاه (به‌ویژه دانشگاه امیرکبیر) ایجاد شد و کتابداران این دانشگاه راه‌حل‌هایی ارائه دادند و طبق نظر ایشان برنامه‌هایی انجام شد.

فریوری در ادامه افزود: گردش کار و روند اجرایی از یک کتابخانه تا کتابخانه دیگر متفاوت است. حتی دو دانشگاه متفاوت گردش کارهای متفاوتی خواهند داشت. وی همچنین از بودجه‌بندی یاد کرد و گفت امروزه بودجه بین دانشکده‌ها و گروه‌های تحصیلی یا واحدهای مختلف سازمانی، متفاوت است. مثلاً در شهرداری اصفهان پنج کتابخانه تخصصی وجود دارد که بودجه‌های متفاوتی دارند  یا بودجه کتابخانه‌های تخصصی سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی با بودجه کتابخانه‌ رایزن‌های فرهنگی خارج از کشوراین سازمان متفاوت است.

فریوری همچنین از ارتباط با کارگزار به‌عنوان یکی از مواردی پیشنهادی کتابداران برای مقابله با چالش‌های موجود یاد کرد و گفت: ارتباط سامانه با کارگزار یا ناشر و ارسال مجموعه برای آن‌ها و تحویل پیش‌فاکتور و امکان انتخاب صحیح باتوجه به بودجه نیز از جمله موارد پیشنهادی کتابداران بود که درباره آن صحبت شد.

فریوری از درنظر گرفتن تمامی موارد پیشنهادی در اتوماسیون سفارش پیام در سال 1399 خبر داد و افزود: پس از جریان سفارش استاتیک سامانه، یک فرایند مدیریت کسب‌و‌کار (BPMS) به سامانه اضافه شد. وی BPMS ها را نرم‌افزارهایی معرفی کرد که به هر گردش کاری اجازه می‌دهند و استفاده از آن‌ها در  کتابخانه‌ها  را درقالب سفارش‌ها و فلوچارت کتابخانه‌ها تشریح کرد. BPMS ها به ایجاد گردش کار مخصوص یک مرکز کمک می‌کند. مهندس فریوری  در ادامه امکان بودجه‌بندی و نحوه ارتباط با کارگزار در این سامانه را نشان داد. وی در انتها علاقمندان را دعوت کرد تا نرم‌افزار مدیریت سفارشات را  از آدرس Tlib.ir به صورت آزمایشی مشاهده کنند. ایشان  همچنین از وجود میز مرجع، فیلم‌های آموزشی و فایل‌ها در این سایت خبر داد.

دکتر محمد حسن زاده به‌عنوان دومین سخنران این نشست ابتدا به معرفی مرکز مشاوره و مطالعات علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه تربیت مدرس پرداخت و افراد را به عضویت در کارگروه های این گروه دعوت کرد که شامل کارگروه مدیریت کتابخانه‌ها، مدیریت دانش سازمانی، مدیریت مراکز اطلاعاتی و مدیریت مراکز دانش بنیان می‌شود.

سپس وی سخنرانی خود را با موضوع "مدیریت کتابخانه‌ها در عصر تحول" شروع کرد و گفت: کتابخانه‌ها به منظور تامین نیاز افراد شکل گرفته است و حس نیاز به دانایی باعث شده افراد به کتاب احساس نیاز پیدا کنند و این از جمله دلایل اولیه برای شکل‌گیری کتابخانه‌هاست‌. در نتیجه پیچیده شدن امور، تحولات شکل می‌گیرند.

وی سپس مسیر تحول کتابخانه‌ها را تشریح کرد و آن را در پنح گام توضیح داد و گفت: این مراحل شامل تغییر محل کتاب‌ها و شکل‌گیری منابع چندگانه چاپی،  شکل‌گیری منابع چندرسانه‌ای ، بروز منابع دیجیتال، شکل‌گیری فضای مجازی می‌شود.

وی  در ادامه افزود: کتابخانه‌های کنونی باید دارای کتابداران متخصص و متخصصان حرفه‌ای باشد، این گونه کتابخانه‌ها منابع چاپی کمتر و منابع دیجیتال بیشتری دارند.

وی در ادامه چالش‌های مدیریتی کتابخانه‌ها را در هر پنج گام را بیان کرد که از جمله آن‌ها می‌توان به نگهداری منابع، مدیریت مجموعه‌ها، تامین هزینه‌های لازم، تعامل میان منابع، وجین کردن منابع، نیروی متخصص، تجهیزات اشاره کرد.

 عضو هیات علمی دانشگاه تربیت مدرس، دسترسی سیر تحول کتابخانه ها را از مجموعه‌های شخصی و محلی به مجموعه های سازمانی و مجموعه های جهانی/محلی دانست و همچنین چالش های مدیریتی کتابخانه ها را در سه دسته تقسیم کرد و این چالش‌ها را به سه دسته تعامل، منابع و تاثیر مربوط دانست.

وی  در پایان افزود: همزمان با تحول مدیریتی دانش مدیریتی نیز باید متحول شود که این امر نیازمند تغییر و تحول در نوع تعامل‌ها، شایستگی‌ها، مهارت‌ها، فناوری، ابزارهای مدیریتی،سنجش و ارزیابی و تحلیل های موثر روبه آینده است.

در سومین سخنرانی این نشست، زهرا کاظمی رئیس گروه خدمات کتابداری کتابخانه مرکزی دانشگاه تربیت مدرس، سیستم سفارشات دانشگاه تربیت مدرس را که با استفاده از نرم‌افزار ثنا صورت می‌گیرد تشریح کرد.وی در ابتدا روند سنتی ثبت سفارش  و سپس مراحل انجام سفارش قبل از راه‌اندازی نرم‌افزار ثنا را برشمرد.

وی  تصریح کرد: روند سنتی سفارش، روندی "در شان" افراد نبوده است .  طی این فرایندها کتابداران به این نتیجه رسیده‌اند که نرم‌افزار سابق یکپارچه نیست و فرایند سفارش‌ جدای از نرم‌افزار کتابخانه عمل می‌کرده. گزارش‌گیری نیز فرایند زمان‌بری بوده‌است.

وی همچنین از کم‌توجهی به خط‌مشی قبل از ثبت سفارش و بی‌اهمیتی نسبت به آن علی‌رغم اهمیت آن سخن گفت. کم‌توجهی به کتاب دکتر علی سینائی در زمینه مجموعه‌سازی نیز از مواردی بود که در این راستا بیان شد. در بخش پایانی سخنرانی‌، وی نحوه ثبت سفارش در نر‌م‌افزار ثنا و مراحلی را که پشت سر گذاشته می‌شود تا یک سفارش به ثبت نهایی برسد  را به صورت تصویری به نمایش گذاشت.